Como prever receitas com base na faturação?

Prever receitas é uma forma de ajudar as empresas a planear compras, investimentos, contratações e necessidades de tesouraria. Para isso, é fundamental distinguir os valores de faturação emitida, de rendimentos contabilísticos e de recebimentos.

A faturação é um bom ponto de partida, pois reúne informação sobre vendas, clientes, produtos e serviços. No entanto, emitir uma fatura não é sinónimo de receber o dinheiro. Também não determina, por si só, o rendimento contabilístico a reconhecer no mesmo período.

Neste artigo, explicamos como utilizar a faturação para prever receitas futuras de forma mais fiável e apoiar as decisões de gestão.

Faturação, rendimentos contabilísticos e recebimentos

Para fazer uma previsão de receitas corretamente, é importante distinguir três conceitos que, apesar de relacionados, têm significados diferentes.

De acordo com o princípio da periodização económica, os rendimentos devem ser reconhecidos no período a que respeitam, independentemente da data do recebimento. Esta regra encontra-se também prevista no artigo 18.º do CIRC.

Por exemplo, uma empresa pode emitir uma fatura em outubro relativa a um serviço que será prestado ao longo dos três meses seguintes. Embora a faturação ocorra em outubro, o rendimento contabilístico poderá ter de ser reconhecido ao longo do período da prestação do serviço.

Além disso, se o cliente pagar apenas em janeiro, o recebimento será registado nesse mês.

Por isso, a faturação, o rendimento contabilístico e os recebimentos podem ocorrer em momentos diferentes. Logo, é importante analisar cada um separadamente para obter previsões financeiras mais fiáveis.

Que informação deve ser analisada?

Antes de prever a faturação, é importante garantir que os dados históricos estão completos e atualizados. Para isso, a empresa deve analisar:

•Faturas emitidas, por cliente, produto, serviço e período

•Notas de crédito, devoluções, descontos e anulações

•Contratos, avenças, subscrições e encomendas confirmadas

•Propostas comerciais em negociação e respetiva probabilidade de concretização

•Alterações previstas, como mudança de preços, novos clientes ou variações sazonais

•Prazos de pagamento e histórico de recebimentos dos clientes

A previsão da faturação deve ser calculada sem IVA, uma vez que este imposto não constitui rendimento da empresa. O IVA deve ser considerado separadamente na gestão fiscal e de tesouraria.

É também importante excluir documentos anulados, valores duplicados e faturas pró-forma, uma vez que não representam faturação efetivamente emitida.

Como construir a previsão de faturação?

Para construir uma estimativa de faturação viável, é importante seguir passos que permitam identificar valores confirmados e fazer uma previsão de vendas futuras. Para isso, as empresas devem:

• Separar o que está confirmado do que é apenas provável

O primeiro passo é identificar a faturação recorrente contratada e as encomendas confirmadas que ainda não foram faturadas.

Neste grupo incluem-se mensalidades, avenças, contratos de manutenção, subscrições e encomendas aceites.

• Analisar a faturação histórica

A análise da faturação dos meses ou anos anteriores permite identificar tendências de crescimento, períodos de maior procura e possíveis quebras nas vendas.

Para isso, a empresa pode comparar a faturação por cliente, produto, serviço ou canal de venda. Também é útil calcular a faturação média mensal e perceber quais os clientes ou produtos que mais contribuem para os resultados.

Em negócios com atividade sazonal, é preferível comparar períodos equivalentes. Por exemplo, uma empresa com maior volume de vendas no verão deve comparar julho com o mesmo mês dos anos anteriores. Não deve apenas utilizar a média anual.

A previsão deve ainda considerar alterações conhecidas. Por exemplo, deve considerar aumentos de preços, entrada ou saída de clientes, novos contratos ou mudanças na capacidade de produção.

• Ponderar as oportunidades comerciais

As propostas em negociação também podem contribuir para a previsão, mas não devem ser consideradas como vendas garantidas.

Para obter uma estimativa mais realista, a empresa pode atribuir uma probabilidade de concretização a cada oportunidade. Para isso, deve ter em conta a fase da negociação e o histórico comercial.

Por exemplo, uma proposta de 5.000€ com uma probabilidade de concretização de 60% representa um valor ponderado de 3.000€ na previsão.

Desta forma, é possível incluir potenciais vendas sem sobrestimar a faturação esperada.

• Deduzir reduções previsíveis

Por último, é importante considerar os valores que podem reduzir a faturação prevista. Incluem-se aqui os valores de devoluções, descontos comerciais, bónus contratuais, anulações e notas de crédito.

Para estimar estas reduções, a empresa pode analisar o histórico de devoluções e descontos concedidos aos clientes. Deve ainda considerar outras situações já conhecidas que possam afetar as vendas futuras.

Desta forma, a previsão aproxima-se mais da faturação que a empresa espera efetivamente realizar.

Fórmula para estimar a faturação prevista

Depois da análise de dados disponíveis, a empresa pode fazer o cálculo da faturação prevista através da seguinte fórmula:

Faturação prevista (sem IVA) = Faturação recorrente ou contratada + Encomendas confirmadas + Oportunidades ponderadas − Notas de crédito, devoluções e descontos previstos

Por exemplo, uma empresa prevê faturar 42.000 € em contratos recorrentes e 18.000 € em encomendas confirmadas. Tem ainda duas oportunidades comerciais: uma de 10.000 €, com 80% de probabilidade de concretização e outra de 15.000 €, com 40%.

Além disso, estima 1.500 € em notas de crédito e descontos.

Neste exemplo, a empresa prevê uma faturação de 72.500 €, considerando os contratos existentes, as encomendas confirmadas e as oportunidades comerciais ponderadas.

No entanto, este valor representa uma estimativa e não uma garantia de faturação. Por isso, a previsão deve ser revista regularmente, à medida que surgem novas encomendas, contratos ou alterações nas oportunidades comerciais.

É também importante recordar que a faturação prevista não corresponde necessariamente ao dinheiro que a empresa irá receber no mesmo período.

Como acompanhar e atualizar a previsão de faturação?

Uma previsão de faturação não é feita apenas uma vez. É importante atualizá-la regularmente, para acompanhar a evolução das vendas e identificar possíveis desvios.

Para isso, a empresa deve comparar os valores previstos com a faturação efetivamente realizada, de preferência todos os meses. Por exemplo, se a previsão para determinado mês era de 20.000€, mas a empresa faturou apenas 17.000€, existe um desvio negativo de 3.000€. Neste caso, é importante perceber se a diferença resulta de vendas abaixo do esperado, encomendas adiadas ou oportunidades comerciais que não se concretizaram.

Com esta análise, torna-se mais fácil ajustar as previsões dos meses seguintes, antecipar dificuldades e tomar decisões de gestão.

Não confundir faturação com recebimentos

Para gerir a tesouraria, é importante distinguir a faturação dos recebimentos. Para isso, a empresa deve elaborar um mapa de recebimentos, identificando as faturas por liquidar e as respetivas datas previstas de pagamento.

Esta previsão deve considerar os prazos acordados com os clientes, o histórico de atrasos e o risco de incumprimento.

Quais são os erros mais frequentes na previsão da faturação?

Os erros mais comuns na previsão da faturação incluem:

•Considerar o valor com IVA como receita

•Tratar propostas comerciais como vendas garantidas

•Ignorar notas de crédito, devoluções e descontos

•Considerar vendas pontuais como faturação recorrente

•Confundir faturação com rendimento contabilístico

•Confundir faturação com recebimentos

•Não atualizar a previsão quando surgem novas informações

Utilizar um software de gestão como o Centralgest Cloud permite centralizar a informação sobre faturação, clientes, documentos retificativos e valores a receber.

Desta forma, torna-se mais simples consultar dados atualizados, analisar a evolução das vendas e acompanhar a faturação da empresa. Isto contribui para previsões mais fiáveis e decisões de gestão mais informadas.

Conclusão: por que é importante fazer a previsão da faturação?

Prever receitas com base na faturação permite antecipar a evolução das vendas, planear recursos e tomar decisões de gestão mais informadas. É importante para assegurar a saúde financeira da empresa.

Para obter previsões fiáveis, é essencial analisar a faturação histórica, levar em consideração os contratos e encomendas confirmadas e avaliar as oportunidades comerciais. É igualmente importante acompanhar os resultados e atualizar as estimativas regularmente.

Com informação organizada e ferramentas adequadas, torna-se fácil identificar desvios, antecipar necessidades de tesouraria e preparar a empresa para desafios futuros.