Abrir empresa em Portugal: o que saber sobre a faturação?

Ao abrir uma empresa em Portugal, deve saber que é obrigatório emitir faturas pelas vendas de bens e prestações de serviços. É também necessário conhecer os tipos de documentos de faturação existentes, os seus elementos obrigatórios e prazos de emissão e comunicação à AT.

O que deve fazer antes de emitir a primeira fatura?

Antes de emitir uma fatura, a empresa deve apresentar a Declaração de Início de Atividade à AT e confirmar os seus dados fiscais.

A Declaração de Início de Atividade deve ser apresentada à AT antes do início da atividade. No caso da entidades sujeitas a registo comercial, existe ainda um prazo máximo de 15 dias para apresentação após o pedido de registo.

Na Declaração de Início de Atividade são indicados elementos como:

• A denominação social, a sede e o NIF da empresa
• A atividade e os respetivos CAE
• O enquadramento em IVA e o regime contabilístico
• Os dados do Contabilista Certificado, quando aplicável
• O meio que será utilizado para emitir as faturas

Antes de começar a faturar, é importante confirmar que a informação na faturação está alinhada com a informação fiscal e comercial da empresa. Por isso, é importante garantir que os dados indicados nos documentos de faturação coincidem com os dados da Declaração de Início de Atividade.

É obrigatório emitir fatura?

Sim. Em regra, as empresas são obrigadas a emitir uma fatura por cada venda de bens ou prestação de serviços. A emissão da fatura é obrigatória mesmo quando o cliente não a solicita.

As faturas servem para documentar a operação realizada, identificar o vendedor e o cliente e apresentar os valores e impostos aplicáveis.

É importante distinguir os diferentes tipos de documentos que as empresas podem utilizar no processo de faturação:

• Fatura: documenta a venda de um bem ou a prestação de um serviço
• Fatura-recibo: documenta a operação de venda e o respetivo pagamento, quando ocorre em simultâneo
• Recibo: comprova o pagamento de uma fatura anteriormente emitida
• Fatura proforma: apresenta de forma antecipada as condições de uma operação, mas não substitui uma fatura

As empresas devem utilizar o documento de faturação mais adequado a cada operação.

Qual o prazo para emissão das faturas?

Em regra, as faturas devem ser emitidas até ao 5.º dia útil seguinte àquele em que os bens ou serviços são vendidos.

No entanto, existem situações em que as faturas têm de ser emitidas com prazos específicos. Por exemplo, determinadas prestações intracomunitárias de serviços estão sujeitas a regras próprias.

Quando as empresas recebem pagamentos antecipados, totais ou parciais, devem também emitir uma fatura na data do recebimento, relativamente ao valor recebido. A emissão da fatura na data do pagamento antecipado é especialmente importante para empresas que trabalham com adiantamentos, reservas ou pagamentos por fases.

Que elementos obrigatórios deve conter a fatura?

Uma fatura deve ser datada, numerada sequencialmente e incluir os elementos obrigatórios exigidos pelo Código do IVA.

Entre os principais elementos obrigatórios a incluir nas faturas, determinados pelo código do IVA, encontram-se:

• Nome ou denominação social, morada e NIF do fornecedor e do cliente, quando aplicável
• Descrição e quantidade dos bens vendidos ou serviços prestados
• Preço sem IVA e outros valores que integrem o valor tributável
• Taxa ou taxas de IVA aplicáveis e respetivo montante
• Motivo de isenção de IVA, quando exista
• Data da operação ou do pagamento antecipado, quando diferente da data de emissão

Quando uma fatura inclui bens ou serviços sujeitos a taxas diferentes, os valores do IVA devem ser apresentados separadamente por taxa.

Nas faturas emitidas ao consumidor final, o NIF deve ser incluído quando solicitado pelo cliente. 

Quando pode emitir uma fatura simplificada?

A fatura simplificada pode ser utilizada nas situações previstas no artigo 40.º do Código do IVA. Entre as situações permitidas encontram-se:

• Vendas realizadas por retalhistas ou vendedores ambulantes a consumidores finais, até 1.000€
• Outras vendas de bens e prestações de serviços cujo valor não ultrapasse 100€, independentemente de o cliente ser um particular ou uma empresa
• Operações realizadas por sujeitos passivos abrangidos pelo regime especial de isenção do artigo 53.º do Código do IVA

A fatura simplificada tem menos elementos obrigatórios do que uma fatura normal, mas continua a documentar a operação para efeitos sicais.

Quando não estão reunidas as condições legais para emitir uma fatura simplificada, deve ser emitida uma fatura.

É obrigatório utilizar um programa de faturação certificado?

Nem todas as empresas estão obrigadas a utilizar um programa de faturação certificado. A obrigação de utilizar um programa de faturação certificado depende das condições previstas na legislação.

Segundo o Decreto-Lei n.º 28/2019, a utilização de um programa de faturação certificado é obrigatória, entre outras situações, quando a empresa:

• Utiliza um programa informático de faturação
• Está obrigado a ter contabilidade organizada ou optou por esse regime
• Ultrapassa o limite legal de volume de negócios previsto

As empresas devem confirmar o seu enquadramento antes de escolherem o meio de faturação que irão utilizar.

O que são as séries de faturação e o ATCUD?

As séries de faturação identificam os conjuntos de documentos emitidos pela empresa e permitem a sua numeração sequencial. Antes de começar a utilizar uma série, a empresa deve comunicá-la à AT, que lhe atribui um código de validação, o ATCUD.

O ATCUD (Código Único do Documento) é formado por um código de validação e pelo número sequencial do documento. Deve constar nas faturas e nos restantes documentos fiscalmente relevantes abrangidos pela obrigação de comunicação à AT.

O código QR é obrigatório nos documentos emitidos através de programas de faturação certificados.

Por isso, a comunicação das séries e a configuração do ATCUD e código QR devem ser realizadas antes de começar a emitir documentos.

Como comunicar as faturas à AT?

Em regra, as empresas devem comunicar à AT os elementos das faturas emitidas até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão.

A comunicação das faturas à AT pode ser efetuada através dos meios disponibilizados pela AT, nomeadamente:

• Comunicação automática através de um programa de faturação
• Envio de um ficheiro SAF-T com informação sobre os elementos dos documentos
• Diretamente no Portal das Finanças

Após a comunicação das faturas, a empresa deve confirmar que a comunicação foi realizada corretamente e que os dados correspondem às faturas emitidas.

Quais são os erros de faturação mais comuns no início da atividade?

Os erros de faturação mais frequentes relacionam-se com a configuração do sistema, a emissão dos documentos e o incumprimento das obrigações fiscais.

Entre os principais erros de faturação no início da atividade, destacam-se:

• Emitir faturas sem apresentar previamente a Declaração de Início de Atividade
• Aplicar taxas de IVA ou motivos de isenção incorretos
• Utilizar um programa de faturação não certificado, quando a certificação é obrigatória
• Começar a emitir documentos sem comunicar as séries à AT
• Emitir faturas simplificadas fora das situações permitidas
• Omitir o ATCUD ou o código QR, quando exigidos
• Não respeitar os prazos de emissão ou comunicação

Confirmar todos estes procedimentos antes da primeira venda ajuda a evitar erros e a necessidade de corrigir documentos posteriormente.

Perguntas frequentes

Posso emitir uma fatura sem o NIF do cliente?

Sim. Quando o cliente é um consumidor final, a empresa pode emitir uma fatura sem indicar o seu NIF, se não for solicitado. No entanto, quando o cliente pede a inclusão do NIF, a empresa deve indicá-lo no documento.

Posso emitir faturas em moeda estrangeira?

Sim. As empresas portuguesas podem emitir faturas em moedas diferentes do euro, como dólares ou libras.

 Durante quanto tempo devo guardar as faturas emitidas?

Em regra, as empresas devem conservar as faturas e os restantes documentos fiscalmente relevantes durante 10 anos civis subsequentes. Os documentos devem permanecer acessíveis e em condições que permitam a sua consulta e apresentação à Autoridade Tributária, quando necessário.

Como corrigir uma fatura emitida com dados incorretos?

Quando uma fatura contém erros, pode ser necessário emitir um documento retificativo, como uma nota de crédito ou de débito, consoante a situação. A correção deve respeitar as regras fiscais aplicáveis.

Como pode o Centralgest Cloud ajudar na faturação?

O Centralgest Cloud ajuda as empresas a simplificar a faturação, automatizar tarefas administrativas e reduzir o risco de erros. Através da centralização da informação e integração com outras áreas da gestão, permite organizar os documentos e acompanhar a atividade desde o início.

Com o Centralgest Cloud, as empresas podem:

• Emitir faturas e outros documentos, com numeração organizada
• Gerir séries de faturação e ATCUD, de acordo com as regras aplicáveis
• Aplicar taxas de IVA, com base na configuração dos documentos
• Facilitar a comunicação das faturas à AT, reduzindo tarefas manuais
• Integrar a faturação com a contabilidade, evitando a duplicação de registos
• Acompanhar recebimentos e documentos vencidos, melhorando o controlo financeiro

Desta forma, os empresários conseguem manter a informação organizada, simplificar os processos de faturação e dedicar mais tempo à gestão do negócio. Conheça o Centralgest Cloud e simplifique a faturação da sua empresa desde o primeiro dia.

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