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A União Europeia tem procurado normalizar a utilização da faturação eletrónica em todos os Estados-Membros. Esta medida pode criar maior segurança e rigor no processo de faturação, sendo esse precisamente o objetivo da UE.

Neste sentido, Portugal vai tornar obrigatória a assinatura digital qualificada nos documentos de faturação. Inicialmente, esta medida iria entrar em vigor a partir de 1 de janeiro de 2026. Contudo, o Orçamento de Estado de 2026 veio adiá-la durante 1 ano.

Neste artigo, explicamos os conceitos de faturação eletrónica e assinatura digital qualificada. Indicamos ainda a partir de quando esta assinatura será obrigatória, quem fica sujeito a esta obrigatoriedade e que documentos precisam de ser assinados. Por fim, indicamos ainda que alterações foram introduzidas pelo Orçamento de Estado de 2026, relativamente à comunicação do SAF-T da Contabilidade.

O que é a faturação eletrónica?

A faturação eletrónica consiste na emissão, envio e armazenamento de documentos fiscalmente relevantes, em formato eletrónico estruturado, por um programa de faturação certificado. A emissão de faturas eletrónicas permite garantir a integridade e autenticidade dos documentos, desde a sua emissão até ao seu armazenamento.

Até 31 de dezembro de 2026, todas as faturas em formato PDF são consideradas como faturas eletrónicas para efeitos previstos na legislação fiscal. Contudo, a partir de 1 de janeiro de 2027, as faturas precisam de ter, obrigatoriamente, uma assinatura digital qualificada para serem aceites fiscalmente.

A fatura eletrónica proporciona várias vantagens, nomeadamente:

• Redução de custos – são eliminados os custos com papel, tinteiros e envelopes
• Maior eficiência – a emissão e envio das faturas é mais rápido
• Maior controlo e gestão mais fácil – o armazenamento e consulta dos documentos torna-se mais fácil
• Maior segurança – as faturas eletrónicas conferem maior segurança do que as faturas em formato físico

O que é a assinatura digital qualificada?

A assinatura digital qualificada trata-se de uma assinatura eletrónica que identifica, de forma inequívoca, a pessoa ou entidade emissora do documento. Esta assinatura é emitida por entidades autorizadas e credenciadas pelo Gabinete Nacional de Segurança. Estas devem também estar mencionadas na Trusted List publicada pela Comissão Europeia.

A assinatura digital qualificada é fundamental para assegurar a autenticidade do documento e integridade dos dados que contém. Esta assegura que não houve alteração do documento após a sua emissão, garantindo a sua legalidade. Ou seja, aplicar a assinatura digital acaba por ter valor equivalente a assinar um documento manualmente.

A partir de quando é obrigatória a assinatura digital qualificada?

O Orçamento de Estado de 2025 previa assinaturas digitais obrigatórias nos documentos a partir de 1 de janeiro de 2026. Até 31 de dezembro de 2025, seriam aceites faturas em PDF, sendo consideradas como faturas eletrónicas, para este efeito.

Contudo, o Orçamento de Estado de 2026 veio adiar esta medida por mais um ano. Ou seja, a assinatura digital qualificada nos documentos passa a ser obrigatória apenas a partir de 1 de janeiro de 2027. Até 31 de dezembro de 2026, serão fiscalmente aceites faturas em PDF, sem assinatura digital incluída.

Quem é obrigado a ter assinatura digital qualificada nos documentos?

A assinatura digital qualificada passa a ser obrigatória, em 2027, para todas as pessoas/entidades que emitam os seus documentos em formato eletrónico.

Que documentos devem ter assinatura digital qualificada?

A assinatura eletrónica qualificada será obrigatória para documentos fiscalmente relevantes, enviados por e-mail ou outra via eletrónica, em formato PDF ou XML. Incluem-se aqui as faturas, faturas-recibo, notas de crédito, recibos, documentos de transporte, entre outros documentos.

A partir de quando passa a ser obrigatória a entrega do SAF-T da Contabilidade à AT?

O Orçamento de Estado de 2026 veio também adiar a obrigatoriedade da entrega do SAF-T da Contabilidade.

O Orçamento de Estado de 2025 previa que a entrega do SAF-T da Contabilidade fosse obrigatória a partir de 2027. No entanto, o Orçamento de Estado de 2026 adiou esta obrigatoriedade durante 1 ano. O SAF-T da contabilidade deverá ser entregue a partir de 2028, relativamente ao período de 2027.

O que pode fazer para incluir a assinatura digital nos documentos?

Ainda que a medida tenha vindo a ser sucessivamente adiada, a assinatura eletrónica deverá ser obrigatória muito em breve. Traz consigo vários benefícios, nomeadamente ao nível da segurança e da eficiência. Por isso, a adoção de um software de faturação certificado que contemple esta funcionalidade acaba por ser uma grande vantagem para as empresas.

A assinatura digital é uma funcionalidade já disponível no Centralgest Cloud. O nosso software permite que se prepare para o futuro, usando a assinatura digital através do Serviço de Assinatura de Faturas Eletrónicas, SAFE.

O Centralgest Cloud permite a ligação com soluções de assinatura digital como a Saphety e o DigitalSign. Desta forma, permite a emissão e envio das faturas por e-mail com assinatura digital qualificada.

Com esta funcionalidade, a faturação torna-se muito mais simples, eficiente e também segura. A assinatura digital qualificada garante a integridade e autenticidade dos documentos, apresentando a mesma validade de uma assinatura em papel. Ao mesmo tempo, garante a preparação da sua empresa para as exigências futuras e requisitos legais do mercado.

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie já de uma solução eficiente, simples e atualizada para a faturação da sua empresa.