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Ter uma faturação desorganizada pode traduzir-se em atrasos nos pagamentos, falhas nas obrigações legais e até prejuízos para a empresa. Para evitar surpresas desagradáveis, é essencial implementar uma rotina de controlo mensal que garanta uma gestão clara e eficiente da sua faturação.

Neste artigo, apresentamos uma checklist prática com todas as etapas essenciais à faturação, que permitem garantir o cumprimento de todas as obrigações legais.

Qual a importância de uma faturação organizada?

A organização da faturação de uma empresa é essencial para a sua saúde financeira, crescimento do seu negócio e garantir a conformidade legal.

Uma faturação organizada permite:

• Otimizar a gestão financeira – a empresa sabe exatamente quanto recebe e quanto paga, pelo que controlar o fluxo de caixa é mais fácil
• Tomadas de decisões estratégicas mais seguras – uma faturação organizada facilita a análise de dados financeiros concretos e a tomada de decisão estratégica, consequentemente
• Cumprimento das obrigações legais e fiscais - reduz o risco de eventuais penalizações, como coimas ou juros de mora
• Eficiência operacional – a organização do processo permite evitar erros e economizar tempo no dia-a-dia
• Credibilidade e confiança – uma empresa com faturação organizada transmite mais confiança aos seus clientes e fornecedores, fortalecendo as suas relações comerciais

Checklist Mensal para organizar a faturação da sua empresa

Apresentamos um exemplo de uma checklist mensal para a faturação de qualquer empresa, que pode ajudar na organização de todo o processo:

• Garantir a emissão de todos os documentos de faturação obrigatórios
• Garantir que todas as vendas foram faturadas
• Verificar se existem documentos com erros ou necessidades de ajustes
• Ter um plano de cobrança (com controlo de contas correntes e conferência de extratos bancários)
• Verificar se os documentos fiscalmente relevantes foram comunicados no prazo legal
• Verificar se o seu software de faturação apresenta funcionalidades que permitam a maior automatização do processo de faturação

O cumprimento de todos estes pontos fornece muito mais segurança ao processo de faturação. Explicamos, de seguida, como pode cumprir com cada uma destas recomendações da lista de verificação apresentada.

Quais são os documentos de faturação que devem ser emitidos?

O primeiro passo de qualquer checklist de faturação é assegurar-se de que todos os documentos obrigatórios foram emitidos:

• Faturas, com ATCUD e QR code, conforme exigido pela Autoridade Tributária
• Documentos de transporte, como a guia de transporte, guia de remessa, entre outros
• Notas de crédito e notas de débito, quando aplicável

Como garantir que todas as vendas foram faturadas?

Nem sempre todas as vendas são imediatamente convertidas em faturas, sobretudo em negócios com orçamentos ou encomendas. Neste ponto da checklist, deve confirmar:

• A existência de orçamentos ou encomendas pendentes que ainda não deram origem a faturas
• A existência de serviços recorrentes ou avenças que devem ser faturados mensalmente
• Transações feitas em plataformas externas, como marketplace ou lojas online, que ainda não foram integradas no sistema

Ao cruzar estas informações, evita falhas e garante que nada fica por faturar.

Que documentos de faturação precisam de validação ou correção?

É frequente que alguns documentos tenham de ser ajustados, seja por erros de valores, dados do cliente ou descrições de produtos. Todos os meses, é importante:

• Rever as faturas emitidas com maior valor
• Validar se houve anulações ou notas de crédito emitidas
• Verificar se os documentos foram emitidos com todos os elementos obrigatórios, como o QRCode ou o ATCUD, conforme os requisitos legais
• Corrigir eventuais erros antes do fecho do mês

A sua empresa tem um plano de cobranças ativo?

Emitir faturas é apenas parte do processo. A cobrança atempada é fundamental para manter a saúde financeira da empresa. Para fazer um melhor controlo mensal do fluxo de caixa da sua empresa deve:

• Fazer uma análise dos saldos em aberto das várias contas correntes no final do mês
• Enviar lembretes automáticos ou comunicações personalizadas aos clientes com pagamentos em atraso
• Atualizar o estado de pagamento das faturas (pago, pendente, parcialmente pago)
• Conferir os extratos bancários e realizar a conciliação bancária

Com estas ações regulares, é possível reduzir os prazos médios de recebimento e antecipar eventuais problemas de tesouraria.

Está a cumprir os prazos legais para comunicação das faturas?

Os elementos dos documentos fiscalmente relevantes têm de ser comunicados à Autoridade Tributária e Aduaneira todos os meses. Este é um procedimento essencial para o combate à evasão fiscal e o seu incumprimento acarreta penalizações financeiras.

Todos os meses, deve confirmar se os documentos foram comunicadas ao E-fatura dentro do prazo legal. O prazo legal para esta comunicação vai, por norma, até ao dia 5 do mês seguinte ao da emissão dos documentos.

Em muitos softwares de faturação certificados, esta comunicação é feita automaticamente, por vezes em tempo real, o que reduz o risco de incumprimento.

Está a utilizar bem o seu software de faturação?

Um bom software de faturação não serve apenas para emitir documentos: pode ser um aliado fundamental na organização mensal. Verifique se está a tirar partido das funcionalidades como:

• Agendamento de faturação automática para avenças
• Envio das faturas por e-mail ao cliente
• Integração da faturação com a contabilidade
• Comunicação automática das faturas à AT
• Acesso a relatórios mensais de faturação e recibos
• Gestão de séries de faturação para diferentes tipos de operação

Porque é importante seguir uma checklist mensal para a faturação da sua empresa?

Com a utilização de uma checklist mensal, pode criar uma rotina e manter a organização da faturação da sua empresa. Além disso, quando aplicada regularmente, a lista de verificação mensal oferece benefícios concretos:

• Prevenção de erros e omissões
• Maior controlo sobre receitas e prazos
• Cumprimento legal e fiscal garantido
• Redução de tempo gasto com tarefas administrativas
• Preparação facilitada para auditorias ou inspeções

A utilização de uma checklist mensal garante que todas as etapas do processo de faturação da sua empresa são realizadas, em conformidade legal.

Como é que o CentralGest Cloud pode ajudar na organização da faturação da sua empresa?

Se procura uma solução que agilize estas tarefas e permita controlar a faturação da sua empresa, o CentralGest Cloud é a resposta.

Com o nosso software de faturação certificado online, pode:

• Emitir faturas com ATCUD e QR Code de forma automática
• Agendar a faturação automática de avenças
• Comunicar os elementos dos documentos de faturação à AT por webservice
• Integrar a faturação com a contabilidade
• Aceder a relatórios completos de faturação
• Automatizar cobranças e acompanhar o estado dos recebimentos

O Centralgest Cloud reúne todas estas funcionalidades numa plataforma única e intuitiva, acessível em qualquer lugar e em conformidade com as regras legais.

Mantenha o controlo da faturação da sua empresa. Organize, automatize e cumpra: sem surpresas no final do mês!

Se ainda não conhece o CentralGest Cloud, explore agora as nossas soluções de faturação online e simplifique já a sua gestão.