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Cumprir todas as obrigações legais e fiscais é uma das maiores responsabilidades das empresas, não obstante o seu tamanho. O compliance fiscal e tributário visa assegurar que os procedimentos relacionados com impostos, declarações e outras leis fiscais estão em conformidade legal.

Neste artigo, falamos sobre compliance fiscal e tributário e explicamos por que é tão importante para as empresas. Indicamos ainda quais os principais riscos do incumprimento e como garantir uma gestão fiscal transparente e eficiente.

O que é o compliance fiscal e tributário?

O termo compliance significa “estar em conformidade”. No contexto fiscal e tributário, refere-se ao conjunto de práticas e políticas que garantem o cumprimento das obrigações tributárias e fiscais.

Isto inclui, por exemplo:

• Cumprimento dos prazos de entrega das declarações fiscais, nomeadamente Declaração Periódica de IVA, Modelo 22, IES, entre outras
• Pagamento correto dos impostos devidos
• Registo contabilístico conforme as normas legais
• Comunicação de faturas à Autoridade Tributária
• Arquivo digital e seguro dos documentos fiscais

Ou seja, o compliance fiscal e tributário é um conjunto de medidas que assegura que a empresa atua legalmente e com total transparência.

Quais as diferenças entre compliance fiscal e compliance tributário?

Os termos compliance fiscal e compliance tributário são muitas vezes utilizados como sinónimos. Isto porque ambos se relacionam com o cumprimento das leis em vigor. No entanto, existem algumas diferenças entre estes dois conceitos.

O compliance fiscal é um conceito mais abrangente. Corresponde ao conjunto de práticas que permite cumprir as leis fiscais, num sentido mais amplo. Diz respeito tanto ao cumprimento das obrigações de pagamento como das obrigações declarativas e o cumprimento de todas as leis fiscais. Ou seja, o compliance fiscal assenta em práticas que visam:

• pagar os impostos no seu tempo devido
• entregar todas as declarações obrigatórias nos prazos definidos
• cumprir com outras leis fiscais, como por exemplo leis relacionadas com a emissão dos documentos fiscalmente relevantes

O compliance tributário, por sua vez, tem uma aplicação mais limitada. Consiste no conjunto de medidas adotadas com o intuito de cumprir com a legislação tributária. Ou seja, prende-se com as questões relacionadas com impostos, taxas e contribuições. Visa a adoção de práticas que permitam apurar o valor correto dos impostos e pagar esses valores dentro dos prazos legais.

Porque é que o compliance fiscal e tributário é importante?

Garantir a conformidade fiscal e tributária não é apenas uma obrigação legal, é também uma estratégia de gestão que traz inúmeros benefícios.

As principais vantagens do compliance fiscal e tributário passam por:

• Acompanhamento das alterações legais e fiscais: o compliance fiscal e tributário visa adotar práticas que permitem acompanhar a evolução das leis no país. Isto facilita o cumprimento da legislação e de todas as obrigações fiscais
• Evita problemas com o Fisco, como coimas e penalizações: o incumprimento das obrigações fiscais pode resultar em multas e, por vezes, processos judiciais
• Melhora a reputação da empresa: atuar de forma ética e responsável transmite confiança a clientes, fornecedores e investidores
• Facilita o planeamento financeiro: ao manter os registos organizados e atualizados, é mais fácil prever impostos, gerir tesouraria e tomar decisões estratégicas
• Reduz o risco de erros e fraudes internas: o compliance cria processos claros e controlos automáticos, prevenindo os erros

Empresas que valorizam o compliance fiscal tornam-se mais sólidas, sustentáveis e competitivas.

Quais são os principais riscos do incumprimento fiscal?

Ignorar as boas práticas de compliance pode trazer sérias consequências para a empresa e os seus responsáveis legais.

Alguns dos riscos mais comuns são:

• Multas e juros de mora por atraso na entrega de declarações fiscais
• Suspensão de atividade ou perda de benefícios fiscais
• Fiscalizações mais frequentes pela Autoridade Tributária
• Danos à imagem da empresa perante parceiros e clientes
• Responsabilidade criminal em casos de fraude ou evasão fiscal

Um simples erro de comunicação de faturas ou o atraso na submissão de uma declaração pode gerar custos desnecessários e problemas reputacionais.

Como implementar um sistema de compliance fiscal e tributário eficaz?

A implementação de um programa de compliance fiscal e tributário requer organização, planeamento e tecnologia. Por isso, as empresas podem adotar um conjunto de medidas que permitem esta implementação, nomeadamente:

• Criação de políticas internas

A empresa deve procurar definir procedimentos claros para a emissão de faturas, lançamento de despesas, conciliação bancária e controlo de prazos fiscais.

• Formação da equipa

Todos os colaboradores devem compreender a importância da conformidade fiscal e estar atualizados sobre alterações legais.

• Automatização de processos

A entidade deve utilizar um software de gestão, faturação e contabilidade. Esta utilização é fundamental para reduzir erros manuais e garantir o cumprimento dos prazos legais.

• Auditorias internas regulares

Há que verificar, regularmente, se os registos contabilísticos e declarações fiscais estão corretos. Desta forma, é possível detetar falhas antes de causarem problemas.

• Acompanhamento de alterações legislativas

As regras fiscais e tributárias sofrem mudanças frequentes. É essencial acompanhar as atualizações e adaptar os procedimentos internos.

Quais as boas práticas de compliance fiscal e tributário a adotar pelas empresas?

As empresas devem procurar adotar práticas que permitam o cumprimentos de todas as suas obrigações fiscais. Algumas medidas simples podem fazer toda a diferença na conformidade fiscal:

• Efetuar a comunicação de faturas à AT em tempo útil
• Garantir o armazenamento seguro e digital dos documentos fiscais
• Usar um software certificado pela Autoridade Tributária, garantindo a integridade e autenticidade dos dados
• Controlar as datas de entrega das obrigações fiscais e contabilísticas
• Efetuar a conciliação bancária regular para garantir a correspondência entre registos contabilísticos e extratos bancários

Estas boas práticas reduzem o risco de erros e facilitam o trabalho dos contabilistas, promovendo uma gestão mais eficiente e transparente.

Como é que a tecnologia pode ajudar no compliance fiscal?

A realização de processos manuais nas empresas aumenta bastante a possibilidade de erro. Estes erros podem gerar problemas no cálculo de impostos, por exemplo, o que mais tarde poderá trazer problemas à entidade. Além disso, a execução de tarefas de forma manual é mais lenta, diminuindo a sua eficiência.

A automatização das tarefas, sobretudo as tarefas inerentes aos processos ficais, permite aumentar a sua eficiência e diminuir a margem de erro. Hoje, a conformidade fiscal está fortemente ligada à digitalização dos processos. Soluções em Cloud permitem centralizar informação, automatizar lançamentos e reduzir tarefas administrativas.

Um software contabilidade online, como o Centralgest Cloud, por exemplo, pode:

• Emitir e comunicar faturas de forma automática à AT
• Gerar relatórios e mapas fiscais em segundos
• Integrar a contabilidade, tesouraria e faturação
• Garantir cópias de segurança e encriptação de dados

Assim, a tecnologia não apenas simplifica o cumprimento das obrigações, como aumenta a fiabilidade e segurança da informação.

O compliance fiscal e tributário é um pilar essencial para o sucesso e sustentabilidade de qualquer negócio. Mais do que evitar penalizações, é uma forma de assegurar transparência, confiança e eficiência.

Se procura uma solução que permita cumprir com as obrigações fiscais de forma automática e segura, o CentralGest Cloud é o aliado ideal. Com funcionalidades de faturação, contabilidade integrada e gestão de tarefas, o CentralGest Cloud simplifica o dia-a-dia dos contabilistas e empresários.