IVA para Empresas: guia geral

O IVA é um dos impostos mais importantes para as empresas em Portugal. Independentemente da dimensão do negócio, compreender o seu funcionamento é essencial. Assim, é possível emitir faturas corretamente, evitar erros fiscais e cumprir as obrigações perante a Autoridade Tributária.

Neste guia, explicamos de forma simples o que é o IVA, quem deve cobrá-lo e quais as taxas em vigor. Explicamos ainda como calcular o imposto, quando deve ser entregue ao Estado e abordamos os erros mais frequentes que as empresas devem evitar.

O que é o IVA?

O Imposto sobre o Valor Acrescentado, o IVA, é um imposto sobre o consumo, aplicado à venda de bens ou serviços.

As empresas cobram IVA aos clientes e entregam-no ao Estado, após deduzirem o imposto suportado nas compras, que permitem essa dedução.

Embora seja um imposto suportado, em regra, pelo consumidor final, as empresas são responsáveis pela sua cobrança e entrega à Autoridade Tributária. Ou seja, por norma, é o consumidor que paga o IVA mas é a empresa que o entrega ao Estado.

Quem tem de cobrar IVA?

Regra geral, as empresas e os trabalhadores independentes que exercem uma atividade económica estão sujeitos a IVA. Como tal, devem cobrar este imposto aos clientes.

No entanto, existem situações em que não é necessário cobrar IVA, nomeadamente:

• Empresas e profissionais abrangidos pelo regime de isenção de IVA
• Atividades isentas por lei, como determinados serviços de saúde, educação ou seguros
• Outras situações isentas de IVA, previstas no Código do IVA

Antes de emitir a primeira fatura, é importante confirmar o enquadramento fiscal da atividade e saber se existe a obrigação de cobrar IVA.

Quais são as taxas de IVA em Portugal?

Em Portugal, as taxas de IVA variam consoante o tipo de produto ou serviço e a região onde são aplicadas.

Existem três taxas: reduzida, intermédia e normal, com os seguintes valores:

 

A aplicação de cada taxa depende do enquadramento do bem ou serviço. Por exemplo:

• Taxa reduzida: determinados alimentos essenciais
• Taxa intermédia: alguns serviços de restauração
• Taxa normal: a generalidade dos produtos e serviços

Em caso de dúvida, é importante confirmar a taxa de IVA aplicável antes de emitir a fatura.

Como calcular o IVA nas vendas?

O cálculo do IVA nas vendas é relativamente simples.

Por exemplo, imagine que uma empresa presta um serviço no valor de 1.000 €, sujeito à taxa normal de IVA de 23%.

O cálculo é o seguinte:

• Valor sem IVA: 1.000 €
• IVA: 230 € (1.000€ x 23%)
• Total da fatura: 1.230 € (1.000€ + 230€)

Se o objetivo for calcular o IVA já incluído no preço final, deve utilizar-se uma fórmula diferente, considerando a taxa aplicada.

Um software de faturação certificado permite calcular automaticamente o IVA, de acordo com a taxa configurada, reduzindo o risco de erros.

O que é o IVA liquidado e o IVA dedutível?

Para compreender como funciona o IVA, é importante distinguir dois conceitos:

• IVA liquidado

É o IVA cobrado aos clientes nas vendas de bens ou prestações de serviços. Este valor é considerado no cálculo do imposto a entregar ao Estado.

• IVA dedutível

É o IVA suportado nas compras e despesas da empresa que, cumprindo os requisitos legais, pode ser deduzido ao IVA liquidado.

Desde que essas despesas cumpram os requisitos legais, esse IVA pode ser deduzido ao valor a entregar.

Exemplo prático

Imagine que, durante um mês, uma empresa:

• Cobrou 4.600 € de IVA aos clientes
• Pagou 1.200 € de IVA nas suas compras

O cálculo será:

IVA a pagar = 4.600 € - 1.200 € = 3.400 €

Neste exemplo, a empresa terá de entregar 3.400 € de IVA ao Estado, considerando que não existem outros ajustamentos.

Que despesas permitem deduzir IVA?

Nem todo o IVA suportado nas compras e despesas da empresa pode ser deduzido.

Regra geral, é possível deduzir IVA de despesas relacionadas com a atividade, desde que sejam cumpridos os requisitos legais.

Alguns exemplos incluem:

• Compra de mercadorias
• Equipamentos
• Matérias-primas
• Serviços necessários ao funcionamento da empresa
• Determinadas despesas com combustíveis, telecomunicações ou eletricidade

No entanto, existem despesas cuja dedução do IVA é limitada ou excluída por lei. É o caso de algumas despesas de representação e determinados encargos com viaturas.

Quando deve ser entregue a Declaração Periódica de IVA?

Os sujeitos passivos de IVA devem entregar periodicamente a Declaração Periódica de IVA e pagar o imposto devido.

A declaração pode ser entregue com periodicidade:

• Trimestral, quando o volume de negócios do ano anterior é inferior a 650.000€, salvo opção pelo regime mensal
• Mensal, quando o volume de negócios do ano anterior é igual ou superior a 650.000€

Em regra, a declaração deve ser entregue até ao dia 20 do segundo mês seguinte ao período a que as operações respeitam.

Por exemplo, a declaração mensal de outubro deve ser entregue até 20 de dezembro. A declaração do quarto trimestre deve ser entregue até 20 de fevereiro.

Cumprir estes prazos é essencial para evitar juros e coimas.

Quais são os erros mais comuns relacionados com o IVA?

Mesmo empresas experientes podem cometer erros na gestão do IVA, com possíveis consequências ficais.

Os mais frequentes incluem:

• Aplicar taxas de IVA incorretas
• Emitir faturas com informação incompleta
• Deduzir IVA em despesas não elegíveis
• Falhar os prazos de entrega das declarações
• Não verificar corretamente os documentos recebidos

A utilização de um software de faturação certificado ajuda a reduzir os erros no cálculo do IVA e na emissão de faturas.

Como simplificar a gestão do IVA?

À medida que a empresa cresce, gerir o IVA manualmente torna-se mais complexo e aumenta o risco de erros.

Um software de gestão permite automatizar várias tarefas, como:

• Aplicação de taxas de IVA configuradas
• Cálculo automático do imposto
• Emissão de faturas
• Registo organizado de compras e vendas
• Integração com a contabilidade
• Preparação da informação para as declarações fiscais.

Desta forma, a empresa consegue reduzir tarefas manuais, poupar tempo e minimizar erros na gestão do IVA.

Conclusão

O IVA faz parte do dia a dia das empresas. Conhecer as suas regras é essencial para evitar erros, cumprir as obrigações fiscais e garantir uma gestão financeira mais eficiente.

Embora a gestão do IVA possa parecer complexa, utilizar ferramentas adequadas e manter a informação organizada ajuda a simplificar os processos.

Com o CentralGest Cloud, pode emitir faturas através de um software certificado, calcular automaticamente o IVA e integrar a faturação com a contabilidade. Desta forma, consegue poupar tempo, reduzir erros e dedicar-se ao crescimento do seu negócio.