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O que é uma nota de encomenda?

Uma nota de encomenda é um documento comercial de ordem de compra que formaliza a intenção do cliente em comprar produtos/serviços.

Este documento é emitido pelo comprador e enviado ao vendedor para indicar os produtos ou serviços que o primeiro lhe deseja adquirir. Deve ser emitido em duplicado, sendo uma das vias para o vendedor e outra para o comprador

Este documento não serve de fatura, pois apenas representa um compromisso de adquirir produtos/serviços.

Que tipos de notas de encomenda existem?

As empresas costumam emitir a Nota de Encomenda, ou Ordem de Compra ou Pedido de Compra. Estes documentos são iguais e têm o mesmo fim.

Em inglês este documento também se designa por Purchase Order, tendo a abreviatura de PO.

A nota de encomenda é um documento fiscalmente relevante?

Sim, é um documento fiscalmente relevante. Uma vez que este documento é suscetível de apresentação ao cliente, possibilita a conferência de mercadorias ou da prestação de serviços. Isto, segundo a alínea b), do artigo 2º do Decreto-Lei n.º 28/2019, de 15 de fevereiro.

Quando devo usar a nota de encomenda?

Este documento é emitido pelo vendedor, sempre que o cliente demonstrar de modo mais formal o desejo de obter os produtos ou serviços. Neste momento, o artigos adquiridos ainda não foram entregues ao cliente, nem o serviço foi ainda prestado.

As empresas mais organizadas, têm um fluxo documental que inclui este documento, pois desta forma, conseguem gerir as encomendas pendentes a clientes. Além disso, o cliente fica com a prova do pedido feito ao seu fornecedor.

Este documento só é utilizado em transações comerciais.

Como criar uma nota de encomenda?

Qualquer empresa pode emitir esta ordem de compra através de um software de faturação certificado.

Com o CentralGest Cloud tem todas as ferramentas necessárias para criar, enviar e transformar notas de encomenda de forma simples e rápida.

Que elementos da nota de encomenda?

Os elementos que devem constar numa nota de encomenda podem variar, mas geralmente incluem:

• Identificação das partes: Nome, endereço e outros detalhes de contato do comprador e do vendedor;
• Data de emissão: Indicação da data emissão do pedido de compra;
• Descrição dos produtos ou serviços: Detalhes específicos sobre os bens ou serviços a serem adquiridos, incluindo quantidades, preços unitários e totais;
• Condições de pagamento e prazos de entrega: Informações sobre como o pagamento será efetuado e os prazos de entrega acordados;
• Condições gerais: Quaisquer termos e condições adicionais relevantes para a transação.

A nota de encomenda consta do ficheiro SAF-T de faturação?

A nota de encomenda é um tipo de documento incluído no ficheiro SAF-T PT de faturação. Faz parte da tabela 4.3 - Documentos de conferência de mercadorias ou de prestação de serviços, e a sua abreviatura é "NE";

Este ficheiro SAF-T PT de faturação é comunicado à Autoridade Tributária e Aduaneira, quando solicitado por esta ou por outra autoridade.

Como se processa uma nota de encomenda na contabilidade?

Quanto ao processamento na contabilidade, a nota de encomenda não é registada como um movimento na contabilidade.

Quando a fatura é emitida a partir da nota de encomenda, será esse documento que ficará lançado na contabilidade.