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A contabilidade de uma empresa assenta em documentos que comprovam todas as operações e transações realizadas no âmbito da sua atividade. São estes documentos que servem de suporte aos lançamentos e ao cumprimento das diversas obrigações fiscais e legais.

Como tal, é fundamental que as empresas conservem todos os documentos relevantes para este efeito. Neste artigo, apresentamos uma checklist com os principais tipos de documentos que as empresas devem manter no seu arquivo contabilístico. Explicamos ainda durante quanto tempo estes devem ser mantidos, de acordo com a legislação vigente no momento.   

Que documentos compõem o arquivo de contabilidade de uma empresa? 

Se tem uma empresa, saberá que a documentação das várias operações e transações é essencial para garantir o rigor na contabilidade. É a partir destes documentos que são efetuados os registos contabilísticos e outras tarefas adjacentes.

Por sua vez, é a partir destes registos que são preenchidas as declarações legais e obrigatórias e apurados os impostos a pagar. Desta forma, a empresa consegue garantir o cumprimento da lei e evitar qualquer tipo de penalização. 

Por este motivo, é necessário saber quais os documentos úteis à contabilidade que deve guardar e fornecer ao seu contabilista. Para o ajudar, reunimos uma checklist com os principais tipos de documentos de suporte que devem integrar o arquivo contabilístico de uma empresa:

• Documentos de faturação e vendas 

Incluem-se aqui as faturas, faturas-recibos, recibos, notas de crédito, notas de débito, entre outros tipos de documentos emitidos a clientes. Estes documentos são essenciais para o preenchimento da Declaração Periódica de IVA, onde é apurado o valor de IVA a pagar/recuperar.

• Documentos de compras e despesas 

Incluem-se aqui todos os documentos que comprovam compras e pagamentos de mercadorias, matérias-primas, serviços, eletricidade, rendas, entre outros tipos de despesas. Todos estes documentos são também de extrema relevância para proceder ao apuramento do IVA e entrega da Declaração Periódica de IVA. 

• Extratos bancários e comprovativos de pagamentos, recebimentos, transferências, depósitos e levantamentos 

Os documentos bancários como extratos bancários e outros documentos que comprovem transações são fundamentais para a contabilidade. Estes documentos são imprescindíveis para a realização da reconciliação bancária. 

• Recibos de vencimento e contratos de trabalho 

Documentos como contratos de trabalho, recibos de vencimento e documentos dos seguros de acidentes de trabalho devem ser arquivados. Desta forma, a empresa tem forma de provar o cumprimento da legislação laboral e evitar qualquer tipo de penalização. Além disso, estas informações serão também consideradas para o preenchimento de declarações obrigatórias como a Modelo 22, a IES e o Relatório Único.  

• Documentos fiscais e comprovativos de pagamentos de impostos e contribuições 

Os sujeitos passivos devem guardar todos os comprovativos de entrega de declarações e de liquidação de impostos, como o IVA, o IRC, etc. No caso de inspeções perante a Autoridade Tributária, é essencial ter estes documentos em arquivo. 

• Documentos relacionados com os veículos

A empresa deve guardar todos os documentos relacionados com veículos, no caso de os ter. Incluem-se nestes documento o Documento Único Automóvel, documentos do seguro e inspeção, comprovativos de despesas do automóvel e de liquidação do IUC.

Todos estes documentos são importantes para o cálculo de tributações autónomas, deduções fiscais e o apuramento de impostos com o IRC.  

• Documentos da própria empresa 

Todas as empresas têm documentos que comprovam a existência legal da empresa e estabelecem as suas obrigações legais, fiscais e contributivas no país. Entre os principais documentos destacamos a Certidão Permanente, o registo dos sócios, o pacto social, entre outros documentos. 

Qual o prazo legal para a conservação dos documentos? 

Pelos artigos 52.º do CIVA e 123.º do CIRC, os documentos fiscalmente relevantes devem ser conservados durante um período mínimo de dez anos. O cumprimento desta lei permite o acesso a toda a documentação necessária no caso de inspeções pela AT. 

Se a empresa falhar com esta obrigação, numa situação de inspeção fiscal, a não apresentação dos documentos poderá implicar penalizações.  

Como facilitar o arquivo dos documentos? 

O desenvolvimento das tecnologias veio facilitar bastante o arquivo de documentos contabilísticos relevantes. Se há alguns anos, a norma era ter inúmeras pastas cheias de documentos, atualmente o arquivo é feito, sobretudo, de forma digital. A digitalização dos documentos elimina a necessidade de ocupação de tanto espaço para o seu arquivo. 

O arquivo digital poderá ser feito de diversas formas, havendo já vários softwares de contabilidade que dispõem desta ferramenta. É o caso do Centralgest Cloud, que oferece a solução de Contabilidade Digital. 

A Contabilidade Digital é um sistema de arquivo digital, que permite o armazenamento seguro dos documentos e o lançamento automático dos registos contabilísticos. Além de eliminar custos de armazenamento dos documentos físicos, permite ainda realizar os lançamentos contabilísticos de forma mais automática, rápida e rigorosa. Ou seja, permite o arquivo digital inteligente dos documentos contabilísticos.  

Esta ferramenta proporciona várias vantagens, em termos do trabalho contabilístico, nomeadamente: 

• Automatização do arquivo digital 
• Eliminação do arquivo físico em pastas 
• Diminuição dos custos associados ao arquivo físico 
• Automatização dos registos contabilísticos 
• Redução do risco de perda de documentos, através da realização de cópias de segurança 
• Solução mais ecológica  
• Diminui o tempo necessário na realização de tarefas contabilísticas 

O Centralgest Cloud fornece uma solução de contabilidade completa, automática e com vista à diminuição do tempo de realização de tarefas de contabilidade. Adira ao nosso programa e beneficie de uma solução completa e adequada às necessidades contabilísticas do seu negócio.