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A contabilidade, historicamente associada a processos manuais e repetitivos, está a ser transformada pela automatização e pelas soluções baseadas em Inteligência Artificial. A tarefa de registar lançamentos contabilísticos, base do sistema financeiro de uma empresa, é também uma das áreas mais suscetíveis a erro humano. Atualmente, a tecnologia oferece soluções eficientes que não só aceleram o processo, como também reduzem bastante a probabilidade de erro.

Neste artigo, exploramos o impacto da automatização dos registos contabilísticos na eliminação dos erros e na qualidade da informação contabilística produzida.

Qual o impacto do erro humano na contabilidade?

Os processos manuais estão mais expostos ao erro humano. Na contabilidade, um erro de digitação pode ter um efeito cascata, resultando em:

•Discrepâncias fiscais: lançamentos incorretos podem conduzir à submissão de declarações fiscais incorretas. Consequentemente, a empresa poderá estar sujeita a coimas e outras penalizações por parte da Autoridade Tributária

•Decisões de gestão mal fundamentadas: dados contabilísticos imprecisos levam a relatórios distorcidos. A produção de informação errada compromete a capacidade dos gestores de tomar decisões informadas sobre investimento, custos ou preços

•Perda de Tempo: a identificação e correção de erros consomem tempo valioso que poderia ser dedicado a atividades de análise e planeamento estratégico

Por estes motivos, a utilização de ferramentas que permitam diminuir os erros nos registos contabilísticos é imprescindível. As tecnologias que permitem a automatização destas tarefas assumem um papel fundamental na eficiência da produção da informação contabilística.

Como funciona a automatização contabilística?

A automatização dos lançamentos contabilísticos assenta em três pilares tecnológicos principais:

• OCR Inteligente

O OCR inteligente permite aos softwares de contabilidade, como o CentralGest Cloud, interpretar faturas, recibos, faturas-recibo e outros documentos, de forma automática.

Com esta tecnologia, deixa de ser necessário inserir manualmente grande parte da informação presente nos documentos. O sistema identifica dados relevantes, como fornecedor, valores, datas, taxas de IVA e processa-os automaticamente, reduzindo significativamente o risco de erro humano.

Através desta tecnologia, a intervenção humana é reduzida. Por exemplo, em vez de um colaborador ter de digitar manualmente os dados do documento, o sistema processa essa informação, de forma automática.

• Machine Learning e Sugestões Automáticas

O Machine Learning é uma área da Inteligência Artificial que permite aos sistemas identificar padrões com base em dados anteriores.

Ou seja, através desta tecnologia, o software aprende com os padrões de lançamento do contabilista. Por exemplo, consideremos que as faturas de um determinado fornecedor são sempre classificadas numa conta específica. Com o Machine Learning, o sistema passa a reconhecer esse padrão e a sugerir classificações semelhantes, de forma automática.

Um exemplo prático deste tipo de tecnologia passa pelo “Importador e-Fatura”, ferramenta disponível no Centralgest Cloud. O Importador e-Fatura aprende com os registos anteriores do contabilista. Posteriormente, passa a sugerir os lançamentos contabilísticos por tipo de documento e fornecedor, com base nesses registos.

Desta forma, permite o lançamento automático de documentos em lote e reduzir o tempo de processamento.

• Integração e Conectividade em Tempo Real

A automatização torna-se ainda mais eficiente quando o software de contabilidade se integra diretamente com outras fontes de dados:

•Bancos: Conciliação bancária automática, onde os movimentos bancários são importados e comparados com os lançamentos contabilísticos, identificando discrepâncias de forma instantânea

•Faturação: Ligação direta ao software de faturação para importação automática do SAF-T de vendas

•Autoridade Tributária: Importação de dados do Portal E-Fatura para o registo de compras, garantindo a conformidade com os dados oficiais

O novo papel do contabilista: de digitador a analista

Com a automatização a assumir grande parte dos lançamentos e tarefas rotineiras, o contabilista pode dedicar mais tempo a atividades de maior valor. Cada vez mais, o foco muda da inserção de dados para a validação, auditoria e análise.

Anteriormente, tarefas como a realização de lançamentos contabilísticos e as conciliações bancárias dependiam de processos manuais, mais demorados e propícios ao erro humano. Atualmente, estas tarefas são feitas com recurso a automatismos e Inteligência Artificial, sendo realizadas rapidamente e com uma probabilidade de erro muito menor.

Por este motivo, a automatização associada à contabilidade permitiu ao contabilista assumir um papel mais estratégico. O contabilista moderno já não apresenta um foco exclusivo na conformidade legal e no registo de transações. Com mais tempo disponível, o foco passa a ser a análise dos dados contabilísticos, consultoria estratégica e gestão de risco de cada cliente.

Esta evolução foi impulsionada pela digitalização dos processos contabilísticos e pela redução das tarefas repetitivas. É um facto que a automatização não elimina totalmente os erros. Contudo, contribui bastante para aumentar a fiabilidade da informação contabilística, especialmente quando associada a softwares certificados pela AT, como o Centralgest Cloud.

A automatização não substitui o contabilista; substitui tarefas operacionais repetitivas. Desta forma, permite ao profissional assumir um papel mais analítico e estratégico no apoio ao negócio.

Conclusão: qual a importância da automatização dos lançamentos contabilísticos?

A automatização dos lançamentos contabilísticos tornou-se um fator essencial para aumentar a eficiência, a consistência e a fiabilidade dos processos contabilísticos. Ao adotar estas tecnologias, as empresas conseguem reduzir erros humanos, garantir conformidade fiscal e disponibilizar informação financeira mais útil para apoio à decisão. A precisão dos dados através da automação é o novo padrão de excelência.