Base de conhecimento e FAQ's

Na contabilidade digital do CentralGest, os documentos são arquivados em pastas, lidos por OCR e validados com o eFatura. Depois são lançados pela recolha, pelas Compras eFatura, na grelha dos documentos digitais ou automaticamente pelo robô. No fim do ano, o arquivo pode ser exportado.

Em Contabilidade › Lançamentos › Documentos digitais, clique em Configuração. As pastas são o equivalente aos diários do arquivo em papel: é nelas que vai separar os documentos.

Configuração de pastas:

1. Configuração de pastas.
2. Adicionar linha cria uma pasta nova.
3. Para cada pasta indique o diário e o descritivo. São obrigatórios, mesmo nas pastas que não usa. Pode ainda definir uma repartição por centros de custo (para quem usa analítica).
4. Visível: as cinco pastas de origem não se podem eliminar (nem as que criar), mas pode escondê-las.
5. Guardar.

Exemplo: em vez de usar as pastas de pagamentos e recebimentos, crie uma pasta única de bancos.

Nova pasta: 

1. Adicionar linha.
2. Nova pasta Bancos, com o diário (ex.: 3) e o descritivo (ex.: transferência bancária).
3. Pagamentos e recebimentos deixam de estar visíveis.
4. Guardar.

Colunas da configuração de pastas:

1. Efetua OCR: os documentos da pasta são lidos (leitura ótica). Pode desligar nas pastas em que a leitura não traz nada (ex.: depósitos bancários), para os documentos ficarem disponíveis mais depressa.
2. Usa eFatura: se a leitura encontrar o NIF do fornecedor, a data e os últimos cinco dígitos do número da fatura, o documento é ligado ao movimento do eFatura. Desligue nas pastas onde não lança compras do eFatura (bancos, vendas, pagamentos): um recibo na pasta de bancos tem os mesmos dados da fatura e seria confundido com ela.
3. Sugere no banking: no Banking Automation, se houver um PDF com a mesma data e valor de uma linha do extrato, sugere o lançamento e anexa o documento. Faz sentido nas pastas de bancos, não nas de eFatura.
4. Entidade habitual: a conta corrente sugerida quando o NIF existe como fornecedor e cliente (Fornecedores nas compras, Clientes nas vendas, Desconhecido nos bancos).