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O processamento de salários é uma tarefa de grande importância no contexto laboral português. É através dele que é possível obter todas as informações e valores referentes aos ordenados dos colaboradores.  

O cálculo correto dos salários é essencial para garantir o cumprimento das obrigações legais, fiscais e contributivas. Desta forma, é possível manter relações de confiança e transparência com os colaboradores.  

Por este motivo, é importante evitar cometer erros na realização do processamento salarial. Há alguns erros que ocorrem com alguma frequência e que devem ser evitados, por forma a garantir o correto processamento da informação. 

Neste artigo, explicamos quais são os principais erros cometidos no processamento salarial e de que forma os pode evitar. 

O que é o processamento de salários? 

O processamento salarial é o processo que permite reunir as informações sobre os ordenados e proceder ao cálculo correto das remunerações mensais. Trata-se da tarefa que permite produzir os recibos de vencimento dos colaboradores.

O processamento salarial tem como principais objetivos: 

• Calcular corretamente os ordenados dos colaboradores 
• Garantir a transparência entre empregadores e colaboradores 
• Assegurar o cumprimento do pagamento dos ordenados no prazo estipulado 
• Assegurar o cumprimento das obrigações fiscais e contributivas

Quais são as etapas do processamento de salários? 

O processamento salarial deve ser realizado segundo um conjunto de etapas sequenciais. Cada uma destas etapas é fundamental para que os ordenados dos colaboradores sejam processados e calculados corretamente.

Eis as principais etapas do processamento de salários: 

1.ª etapa: recolha de dados identificativos e contratuais do colaborador 

Para realizar o processamento de salários é essencial ter acesso a dados de identificação e dos contratos de trabalho dos colaboradores. Estes são essenciais para o cálculo da sua remuneração, dos impostos e contribuições para a Segurança Social.

2.ª etapa: cálculo da remuneração bruta mensal 

Nesta etapa, há que definir que componentes integram a remuneração bruta de cada funcionário, e qual o valor de cada uma delas. 

A remuneração bruta do colaborador pode apresentar várias componentes, nomeadamente: 

• Salário base 
• Subsídio de alimentação 
• Subsídio de férias 
• Subsídio de Natal 
• Horas Extras 
• Isenção de Horário 
• Comissões 
• Prémios 
• Ajudas de custo
• Entre outros  

3.ª etapa: cálculo dos descontos 

Sobre o salário bruto dos funcionários há descontos a realizar, tanto descontos que decorrem de ausências do colaborador como descontos legais. 

Relativamente aos descontos por ausências, estes ocorrem quando o trabalhador tem faltas ou dias de férias. Enquanto as férias não originam perda de remuneração, as faltas poderão originar, dependendo do tipo de falta. Contudo, ambas as situações podem originar perda de subsídio de refeição.

Sobre o salário bruto existem obrigatoriamente deduções legais, para pagamento de impostos e contribuições, nomeadamente: 

• Retenções em IRS 
• Contribuições para a Segurança Social 
• Outras deduções legais, como penhoras ou descontos para o sindicato 

4.ª etapa: cálculo do salário líquido 

Subtraindo o valor dos descontos ao salário bruto, conseguimos determinar o valor do salário líquido. 

5.ª etapa: conferência dos valores do processamento salarial 

Processados os salários, há que garantir que os valores estão corretos, antes de efetuar qualquer pagamento. Por isso, é importante rever todos os valores processados e perceber se há erros no cálculo das remunerações ou dos descontos.  

6.ª etapa: entrega dos recibos de vencimento 

Nesta etapa, é gerado um documento que reflete toda a informação e valores do processamento salarial. Este documento é o recibo de vencimento e deve conter vários elementos obrigatórios, nomeadamente: 

• Dados de identificação do colaborador 
• Dados de identificação do empregador 
• Valor das várias componentes da remuneração 
• Valor dos vários descontos 
• Valor do salário bruto 
• Valor do salário líquido 
• Período e data de processamento 

7.ª etapa: pagamento dos salários 

O último passo será proceder ao pagamento dos ordenados dos colaboradores. Se a empresa pagar por transferência bancária, poderá automatizar os pagamentos através da emissão do ficheiro SEPA. 

Quais são os erros mais comuns no processamento de salários? 

O processamento salarial trata-se de uma tarefa que exige o tratamento de muitas informações. Em empresas com muitos funcionários e com situações mais complexas, é comum cometerem alguns erros que podem levar ao processamento de informações erradas.  

Entre os principais erros que podem diminuir a eficiência do processamento de salários, destacamos:

Recolha de informação errada ou incompleta sobre um funcionário 

A recolha de dados incorretos ou incompletos sobre os trabalhadores pode originar erros no processamento dos seus ordenados.

Por exemplo, muitas vezes não são marcadas as baixas de doença, licenças de maternidade, entre outros tipos de faltas. Em algumas vezes, por falta de comunicação dos próprios colaboradores; noutras situações, por esquecimento por parte da pessoa responsável pelo processamento salarial. É importante alertar os funcionários para a importância de comunicarem este tipo de situações e entregarem a documentação comprovativa necessária. 

Além disso, é também comum haver lapsos ou erros no processamento de informação com horas extra, prémios de produtividade, quilómetros, etc.

Estes lapsos são evitados através do registo de ponto, o preenchimento de mapas de quilómetros e a comunicação com colaboradores e empregadores. 

Erro no cálculo das remunerações 

O erro nos cálculos é frequente em empresas que não recorrem a tecnologia ou recorrem a tecnologia menos evoluída para o processamento salarial.  

O processamento de salários apresenta várias componentes. Se a sua execução passar por um processo mais manual ao invés de um mais automatizado, a probabilidade de erro aumenta consideravelmente. O uso de um software de apoio ao processamento salarial evoluído e automatizado, como o Centralgest Cloud, é necessário para evitar estes erros.  

Erro no cálculo das contribuições e impostos 

O erro no cálculo dos impostos e contribuições é um dos principais erros que ocorre no processamento salarial. A recolha de dados fiscais errados ou incompletos é o suficiente para que o cálculo da retenção em IRS seja feito incorretamente. Além disso, muitos software utilizados para o cálculo destes impostos efetuam os cálculos de forma errada.

Por exemplo, podem utilizar tabelas de retenção em IRS desatualizadas ou não executar os cálculos de forma correta. Podem não aplicar a retenção autónoma aos rendimentos de subsídio de férias, subsídio de Natal e trabalho suplementar, conforme previsto na lei. São vários os motivos que podem levar a erros nestes cálculos. 

Também o enquadramento do colaborador no regime contributivo errado pode gerar erros no cálculo das contribuições da Segurança Social. 

Não acompanhamento de alterações dos dados dos colaboradores 

Por exemplo, a alteração do número de dependentes do trabalhador é algo que irá ter implicações diretas no cálculo da retenção em IRS. O não acompanhamento deste tipo de alterações implica erros no cálculo dos impostos. 

É importante pedir aos colaboradores que informem o departamento de RH ou o contabilista sempre que houver alterações a nível fiscal ou contributivo. 

Outra situação que pode ocorrer com frequência é não ter conhecimento da saída de um colaborador da empresa. Nesses casos, é frequente proceder ao processamento de um salário regular ao invés de realizar o processamento da cessação de contrato. É importante manter a comunicação com os funcionários e a entidade empregadora para estar a par deste tipo de situações.  

Centralizar os dados num único computador 

O armazenamento dos dados de processamento salarial num único computador constitui um fator de alto risco. Se houver alguma avaria, toda a informação é perdida. É ideal fazer cópias de segurança dos arquivos e ficheiros importantes e manter a informação em discos externos, por exemplo. 

Não acompanhar as alterações fiscais e da legislação 

A legislação laboral e fiscal é bastante volátil em Portugal. Todos os anos são introduzidas alterações que mexem com os valores a calcular no processamento salarial. Ocorrem frequentemente alterações nos valores do salário mínimo, nas tabelas de retenção em IRS, nos cálculos das horas extra, entre outras situações. 

Todas estas alterações influenciam os valores das remunerações, impostos e contribuições, pelo que acompanhar as alterações legais é fundamental. Só assim garantimos a conformidade legal no processamento dos ordenados dos trabalhadores.

Quais são as vantagens de utilizar um software de gestão de RH no processamento salarial? 

Uma grande parte dos erros que podem ocorrer no processamento salarial podem ser evitados através de um bom software de gestão de RH. Este tipo de tecnologia confere várias vantagens na nesta tarefa:

• Automatiza as tarefas inerentes ao processamento salarial 
• Efetua os cálculos de forma automática e sem intervenção humana 
• Minimiza o risco de erros nos cálculos realizados  
• Mais segurança na proteção de informação sensível 
• Atualizações automáticas conforme as alterações na lei laboral 
• Armazenamento e centralização da informação de forma organizada 

O Centralgest Cloud é um software de Gestão de Recursos Humanos que reúne estes critérios. Trata-se de uma solução online que permite trabalhar a partir de qualquer sítio, dispondo de várias funcionalidades que facilitam o processamento salarial. Entre as principais funcionalidades destacam-se: 

• Criação de fichas de colaboradores por importação em Excel 
• Marcação de faltas e férias em calendário 
• Recolha de dados fixos e pontuais 
• Geração do ficheiro SEPA para transferências bancárias automáticas 
• Processamento e envio por webservice das Declarações de Remunerações da Segurança Social e da AT 
• Integração dos salários na contabilidade 

O processamento salarial torna-se uma tarefa mais simples e célere de se realizar com o auxílio do nosso programa. Adira ao Centralgest Cloud e beneficie desta solução automatizada e eficiente para o processamento salarial.