Como tomar decisões com base em dados financeiros?

Tomar decisões com base em dados financeiros consiste em analisar a faturação, custos, margens, recebimentos e a tesouraria antes de escolher uma opção. Esta análise permite compreender a situação financeira da empresa, identificar riscos e avaliar o impacto de decisões como contratar, investir ou alterar preços. Para isso, é necessário utilizar informação atualizada e comparar diferentes cenários.

O que são dados financeiros?

Os dados financeiros são informações que permitem acompanhar a atividade e a situação económica e financeira da empresa. Podem resultar da contabilidade, faturação, pagamentos, recebimentos ou mapas de gestão.

Entre os dados financeiros mais importantes encontram-se:

• Faturação e rendimentos
• Custos e despesas
• Margens por produto, serviço ou cliente
• Valores a receber e a pagar
• Saldos bancários e movimentos de tesouraria
• Investimentos e financiamentos
• Resultados reais e valores previstos

Os dados financeiros devem ser analisados em conjunto. Um aumento da faturação, por exemplo, não significa necessariamente uma maior rentabilidade. É importante perceber se o aumento da faturação foi acompanhado por margens adequadas, custos controlados e recebimentos dentro dos prazos.

Além disso, a informação financeira deve ser clara, relevante, fiável e comparável para apoiar decisões fundamentadas.

Que informação financeira deve analisar?

A informação financeira a analisar depende da decisão que a empresa pretende tomar. Cada demonstração financeira permite avaliar diferentes aspetos da atividade.

• Demonstração de resultados: apresenta os rendimentos, gastos e os resultados de determinado período, permitindo avaliar a rentabilidade da atividade
• Balanço: apresenta os ativos, passivos e capital próprio numa determinada data. Ajuda a analisar a estrutura financeira e o endividamento
• Demonstração de fluxos de caixa: apresenta as entradas e saídas de dinheiro das atividades operacionais, de investimento e de financiamento. É útil para analisar a capacidade de gerar dinheiro e cumprir compromissos

A informação das demonstrações financeiras é importante para as decisões de tesouraria. Uma empresa pode apresentar resultados positivos e ter dificuldades em pagar despesas se ainda não tiver recebido dos clientes.

Também é importante consultar os mapas de clientes e fornecedores, as previsões de tesouraria e o orçamento para antecipar dificuldades.

Como analisar os dados financeiros antes de tomar uma decisão?

Para analisar dados financeiros antes de tomar uma decisão, a empresa deve definir objetivos, reunir informação fiável e comparar resultados com valores previstos.

1. Definir o objetivo da análise: identificar o problema, as possíveis soluções e o impacto que se pretende avaliar
2. Reunir informação atualizada e comparável: analisar os valores por período, cliente, produto, serviço ou área de negócio
3. Comparar resultados: identificar desvios entre os valores reais, os previstos e os de períodos anteriores.
4. Validar a informação: confirmar saldos bancários, valores em dívida, documentos pendentes e os períodos a que pertencem os rendimentos e os gastos.

Segundo o artigo 18.º do CIRC, rendimentos e gastos são, em regra, imputados ao período a que respeitam, independentemente do recebimento ou pagamento. Por isso, não deve confundir o resultado contabilístico com o dinheiro disponível.

Que indicadores financeiros podem apoiar a tomada de decisão?

Os indicadores financeiros permitem avaliar a rentabilidade, os custos, os recebimentos e o endividamento. Devem ser escolhidos de acordo com a decisão em análise.

• Crescimento da faturação: acompanha a evolução das vendas entre períodos comparáveis
• Margem de contribuição: representa a diferença entre as vendas e os custos variáveis. Permite avaliar a contribuição de cada produto ou serviço para suportar os custos fixos e, depois de estes serem cobertos, para gerar lucro
• Peso dos custos fixos: avalia o impacto dos custos fixos na estrutura empresarial e o seu impacto na rentabilidade quando a atividade diminui
• Prazo médio de recebimento: indica quanto tempo a empresa demora, em média, a receber dos clientes
• Prazo médio de pagamento: acompanha o tempo médio de pagamento aos fornecedores
• Endividamento: permite avaliar o peso das dívidas e dos encargos financeiros
• Desvio face ao orçamento: compara os valores previstos com os realizados

Nenhum indicador deve ser analisado isoladamente. Por exemplo, uma redução do prazo médio de recebimento pode resultar de cobranças mais eficientes ou de uma diminuição das vendas a crédito. Ou seja, a redução do prazo não significa que a empresa esteja a cobrar mais rapidamente. Pode significar que passou a realizar mais vendas com pagamento imediato.

Por isso, é importante analisar os indicadores em conjunto para compreender as causas das alterações.

Como analisar diferentes cenários financeiros?

A análise de cenários financeiros permite avaliar possíveis resultados antes de tomar uma decisão, considerando situações favoráveis e adversas.

Por exemplo:

• Cenário base: representa a evolução mais provável
• Cenário favorável: considera maior faturação ou melhores margens
• Cenário adverso: prevê menos vendas, aumento dos custos ou atrasos nos recebimentos

Esta análise ajuda a identificar riscos e a preparar medidas para situações diferentes das previstas.

Como avaliar uma decisão de investimento?

A avaliação de um investimento deve considerar o custo inicial, os benefícios esperados, o prazo de recuperação e os riscos associados.

Por exemplo, uma empresa apresenta vendas mensais de 100.000 € e custos variáveis de 60.000 €. A margem de contribuição é de 40.000 €, ou seja, 40% das vendas. Com custos fixos mensais de 30.000 €, o resultado operacional, neste exemplo simplificado, é de 10.000 €.

A empresa pretende adquirir um equipamento por 24.000 €, que permitirá poupar 1.200 € por mês.

O período de recuperação simples do investimento seria:

24.000 € ÷ 1.200 € = 20 meses

Este cálculo permite uma primeira avaliação, mas devem também ser considerados os custos de manutenção, financiamento, impostos, vida útil e utilização do equipamento.

A empresa deve ainda testar cenários com poupanças inferiores às previstas ou períodos de inatividade.

Quais são os erros mais frequentes nas decisões financeiras?

Os erros mais frequentes nas decisões financeiras resultam da utilização de informação incompleta, desatualizada ou analisada isoladamente.

Entre os principais estão:

• Analisar a faturação e ignorar as margens
• Confundir lucro com dinheiro disponível
• Utilizar dados desatualizados ou incompletos
• Comparar períodos não equivalentes
• Ignorar custos futuros e obrigações assumidas
• Considerar apenas um cenário
• Não acompanhar os resultados das decisões
• Basear a decisão num único indicador

Porque é importante acompanhar regularmente os dados financeiros?

O acompanhamento regular dos dados financeiros permite identificar alterações nas vendas, custos, recebimentos e tesouraria antes de surgirem dificuldades.

Uma análise mensal pode incluir a comparação com o orçamento e períodos anteriores, a identificação de desvios e a definição de medidas corretivas.

A frequência da análise dos dados financeiros depende da atividade. Empresas com margens reduzidas, elevada sazonalidade ou muitos recebimentos a prazo podem exigir análises mais frequentes.

Como pode um software de gestão ajudar no processo de tomada de decisão?

Um software de gestão pode centralizar informação financeira, reduzir tarefas manuais e facilitar a consulta de dados atualizados.

Dependendo das funcionalidades disponíveis, permite:

• Acompanhar vendas e custos
• Consultar valores a receber e pagamentos pendentes
• Comparar resultados com valores previstos
• Analisar margens por cliente, produto ou serviço
• Consultar relatórios financeiros

Soluções como o Centralgest Cloud permitem integrar diferentes áreas da empresa e podem ajudar a organizar toda a informação necessária à gestão. Fornecemos informação atualizada, em tempo real, o que facilita a análise financeira e ajuda a tomar decisões mais fundamentadas. Se quer ver como funciona, peça uma demonstração.

Perguntas frequentes

Qual a diferença entre lucro e dinheiro disponível?

O lucro corresponde à diferença entre os rendimentos e os gastos de determinado período. O dinheiro disponível representa os valores que a empresa tem para cumprir os seus compromissos. Por isso, uma empresa pode apresentar lucro e ter dificuldades de tesouraria.

Com que frequência deve uma PME analisar os dados financeiros?

Depende da atividade da empresa. Uma análise mensal pode ser suficiente. Mas negócios com muitos pagamentos, recebimentos a prazo ou dificuldades de tesouraria podem exigir um acompanhamento mais frequente.

É possível tomar decisões financeiras sem conhecimentos de contabilidade?

Sim. Um empresário deve compreender indicadores básicos, como faturação, custos, margens e tesouraria. Para analisar informação mais complexa, pode contar com o apoio do contabilista.

Que decisões empresariais podem ser apoiadas por dados financeiros?

Os dados financeiros ajudam a tomar decisões como contratar trabalhadores, investir em equipamentos, alterar preços ou reduzir custos. Permitem avaliar o impacto das diferentes opções e identificar possíveis riscos.

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