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Iniciar uma nova contabilidade é um passo importante para qualquer contabilista ou empresa de contabilidade. Seja no arranque de uma nova empresa ou na integração de um novo cliente, há aspetos a considerar ao aceitar novas contabilidades.

Neste artigo, explicamos quais são os principais passos e verificações a realizar ao iniciar uma nova contabilidade, em Portugal.

O que verificar ao iniciar uma nova contabilidade?

Sempre que um contabilista recebe uma nova contabilidade, há que fazer algumas verificações iniciais. Desta forma, consegue assegurar que o serviço de contabilidade decorre da melhor maneira e sem percalços futuros.

Vejamos quais os principais passos e verificações a ter em conta, pelos profissionais de contabilidade, sempre que adquirem uma nova contabilidade:

1) Reunir e compreender o negócio

O primeiro passo é conhecer bem a realidade da empresa ou do profissional. É essencial realizar uma reunião inicial com o empresário/profissional liberal, por forma a entender:

• Qual é a natureza da atividade
• O volume de negócios esperado
• E as necessidades específicas de acompanhamento e gestão

De seguida, deve ser feito um inventário inicial, que servirá de base ao balanço de abertura:

• Ativos: bens, equipamentos, mercadorias, valores disponíveis, etc.
• Passivos: dívidas a fornecedores, empréstimos ou outras obrigações
• Capitais próprios: investimento dos sócios ou fundo inicial do profissional

Esta análise inicial é fundamental para que a contabilidade comece de forma correta e fiel à situação real do negócio.

2) Cumprir as formalidades legais e fiscais

Uma nova contabilidade exige que todos os aspetos legais e fiscais estejam em ordem. Eis o que deve ser feito nesta fase:

• Registo da empresa ou Declaração do Início de Atividade

Caso ainda não esteja feito, há que registar a constituição da empresa ou entregar a Declaração do Início de Atividade dos profissionais liberais.

É possível criar uma empresa através do serviço Empresa na Hora. Para isso, precisam de apresentar os documentos de identificação dos sócios, definir o capital social e o pacto social.

Os profissionais liberais ou trabalhadores independentes devem entregar a Declaração de Início de Atividade, até 15 dias após o início da atividade. Podem fazê-lo online, através do Portal das Finanças, ou presencialmente num serviço local.

Segundo o artigo 117.º do RGIT, o atraso nesta entrega constitui uma infração. É punível com coimas que variam entre 300 € e 7.500 €, podendo estes valores ser em dobro no caso de pessoas coletivas.

• Definir o Código de Atividade, o CAE

É necessário escolher o CAE que melhor descreve a atividade principal da empresa ou do profissional. Esta classificação é essencial para efeitos fiscais e estatísticos.

• Escolher o regime de contabilidade e tributação

Existem dois regimes de contabilidade possíveis: o regime simplificado e o regime de contabilidade organizada.

O regime simplificado é aplicável, em regra, a trabalhadores independentes com faturação anual inferior a 200.000 €.

A contabilidade organizada é obrigatória para as empresas e para profissionais que ultrapassem os limites estipulados para o regime simplificado. Nestes casos, é necessário nomear um Contabilista Certificado que será responsável por acompanhar toda a contabilidade.

• Definir o regime de IVA

A empresa deve optar pelo regime de IVA que lhe seja mais benéfico, dentro daqueles que sejam adequados à sua situação, naturalmente. É fundamental perceber se a empresa reúne os requisitos necessários para poder beneficiar de um regime de isenção de IVA.

• Inscrição na Segurança Social

Há que garantir que a empresa/ profissional liberal está inscrito na Segurança Social, para que possa proceder, posteriormente, ao pagamento das contribuições devidas.

No caso das empresas, a inscrição é feita automaticamente, pelo Instituto dos Registos e do Notariado, após a sua constituição.  

No caso dos profissionais liberais, estes ficam inscritos automaticamente após a entrega da declaração de início de atividade. A partir daqui, passam a estar sujeitos ao pagamento das respetivas contribuições mensais.

3) Implementar sistemas e organizar o funcionamento interno

Concluídas as etapas legais e fiscais, tanto o contabilista como a empresa devem garantir o bom funcionamento do processo contabilístico. Para isso, é essencial que ambas as partes garantam que possuem todas as ferramentas necessárias à organização contabilística da empresa:

• Escolher um software de contabilidade e faturação: o contabilista pode e deve optar por um programa certificado pela AT como o Centralgest Cloud. Deve garantir que este seja adequado ao volume de operações e às necessidades da empresa
• Abrir uma conta bancária empresarial: o empresário ou profissional liberal deve utilizar uma conta exclusiva para o negócio. Desta forma, ajuda a manter o controlo financeiro e a separar as finanças pessoais das empresariais
• Criar um sistema de arquivo: há que organizar, em formato físico ou digital, todos os documentos de suporte à contabilidade. É o caso de documentos como faturas, recibos, extratos bancários, contratos, etc, que servem de base para várias declarações fiscais

Uma boa estrutura desde o início facilita o trabalho do contabilista e garante uma contabilidade mais eficiente.

Checklist final antes de começar

Antes de dar por concluída a fase de arranque, é importante confirmar que tudo está em conformidade:

• Documentação legal: é importante garantir que todos os documentos de constituição, como o pacto social, atas, NIF e NIPC, estão completos e arquivados
• Nomeação do Contabilista Certificado: há que formalizar a ligação com o CC no Portal das Finanças, caso se trate de uma contabilidade organizada
• Plano de contas: convém fazer a adaptação do plano de contas da empresa ao Sistema de Normalização Contabilística e à realidade do negócio

Após iniciar a contabilidade da empresa, é essencial garantir, todos os meses:

• Conformidade fiscal: verificar que todas as obrigações fiscais estão a ser cumpridas desde o primeiro mês
• Comunicação com entidades oficiais: assegurar que as comunicações obrigatórias à Autoridade Tributária e à Segurança Social foram efetuadas dentro dos prazos legais

Qual a importância de seguir todos estes passos antes de iniciar uma nova contabilidade?

Iniciar uma contabilidade é muito mais do que cumprir uma obrigação fiscal. É criar uma base sólida para o crescimento e sustentabilidade de um negócio.

Com uma boa preparação, um contabilista certificado e uma estrutura bem organizada, é possível evitar erros, cumprir prazos e tomar decisões mais seguras.

Uma contabilidade bem estruturada é uma ferramenta estratégica para acompanhar resultados, planear o futuro e garantir o sucesso de uma empresa.