Faturação digital: vantagens para a sua empresa

A faturação digital tem vindo a ganhar importância na gestão das empresas. Emitir faturas digitalmente pode ajudar a reduzir custos, poupar tempo, melhorar a segurança da informação e facilitar o cumprimento das obrigações legais.

Neste artigo, explicamos o que é a faturação digital, quais são as suas vantagens e como pode ajudar na gestão diária da empresa. Mostramos ainda de que forma pode contribuir para tornar os processos mais simples e eficientes.

O que é a faturação digital?

A faturação digital consiste na emissão, envio, armazenamento e gestão de documentos de faturação através de meios digitais.

Na prática, permite substituir processos manuais e documentos em papel por uma solução informática. Através desta solução, é possível criar faturas, recibos, faturas-recibo, notas de crédito e outros documentos de forma simples e organizada.

Atualmente, muitas empresas utilizam um software de faturação certificado pela AT para gerir este processo num único local. Desta forma, conseguem ter maior controlo sobre o processo de faturação e facilitar o cumprimento das obrigações aplicáveis.

Quais são as principais vantagens da faturação digital?

Existem várias vantagens que levam as empresas a optar pela faturação digital:

• Poupar tempo em tarefas repetitivas

A emissão de faturas manualmente implica preencher dados, verificar informação, imprimir documentos e, muitas vezes, arquivá-los fisicamente.

Com a faturação digital, várias destas tarefas podem ser automatizadas.

Por exemplo, é possível:

• reutilizar dados de clientes
• criar documentos de forma mais rápida
• emitir faturas recorrentes de forma automática
• enviar documentos por e-mail após a emissão

Desta forma, é possível reduzir o tempo gasto em tarefas administrativas.

• Reduzir erros de faturação

Os erros de preenchimento são um dos problemas que podem ocorrer na faturação manual.

NIF incorretos, valores trocados, datas erradas ou erros nos cálculos podem obrigar à correção dos documentos e causar atrasos nos pagamentos.

Um software de faturação ajuda a reduzir estes erros através da automatização dos cálculos e validação dos campos antes da emissão do documento.

• Diminuição dos custos da empresa

A digitalização pode exigir um investimento inicial. No entanto, também permite reduzir vários custos associados aos processos em papel.

Ao reduzir a utilização de papel, impressão, tinteiros, envelopes, espaço de arquivo e envios postais, a empresa pode diminuir algumas despesas.

Além disso, os colaboradores dedicam menos tempo a tarefas administrativas e podem concentrar-se noutras atividades importantes para o negócio.

A faturação digital é mais segura?

A faturação digital pode aumentar a segurança dos documentos e da informação da empresa.  

Os documentos ficam armazenados em formato digital, reduzindo o risco de perda, deterioração ou extravio associado às faturas em papel.

Além disso, o acesso à informação pode ser controlado através de permissões. Desta forma, é possível definir quais os utilizadores que podem consultar ou alterar determinados dados.

Dependendo da solução utilizada, também podem ser realizadas cópias de segurança. Estas ajudam a proteger a informação em caso de falha ou avaria informática.

Como é que a faturação digital melhora a organização da empresa?

Encontrar uma fatura antiga num arquivo físico pode ser uma tarefa demorada.

Com uma solução digital, é possível pesquisar por cliente, data, número da fatura ou valor e localizar mais facilmente o documento pretendido.

Esta facilidade é particularmente útil durante auditorias e inspeções fiscais e no controlo de contas correntes.

Desta forma, a informação fica mais organizada e acessível.

A faturação digital ajuda na gestão financeira?

Sim. Quando a faturação está centralizada numa plataforma, torna-se mais simples acompanhar a informação financeira relacionada com as vendas.

É possível consultar:

• faturação emitida
• faturas por liquidar
• clientes com faturas em atraso
• evolução das vendas
• recebimentos efetuados

Esta informação ajuda a tomar decisões mais fundamentadas.

Por exemplo, se um cliente apresentar pagamentos em atraso recorrentemente, a empresa pode ajustar as condições comerciais antes que a dívida aumente.

Como é que a faturação digital contribui para o cumprimento das obrigações legais?

A legislação relacionada com a faturação tem sofrido alterações ao longo dos anos.

Utilizar um software certificado facilita o cumprimento das obrigações legais aplicáveis. Além disso, o software pode ser atualizado para acompanhar alterações legais relacionadas com a faturação.

A automatização de vários processos também ajuda a reduzir o risco de incumprimentos provocados por erros ou processos desatualizados.

A faturação digital é adequada apenas para grandes empresas?

Não. A faturação digital pode ser utilizada por negócios de diferentes dimensões.

Trabalhadores independentes, ENI, micro, pequenas e médias empresas também podem beneficiar da digitalização da faturação. Para negócios com menos recursos administrativos, a automatização de algumas tarefas pode ser particularmente útil.

Automatizar processos permite reduzir o trabalho administrativo e dedicar mais tempo a atividades como vender, prestar serviços e acompanhar clientes.

Como pode a faturação digital melhorar a relação com os clientes?

Os benefícios também são visíveis para quem recebe os documentos.

As faturas podem ser enviadas mais rapidamente, consultadas em formato digital e arquivadas com maior facilidade.

Além disso, a rapidez na emissão e no envio dos documentos pode facilitar a comunicação com os clientes.

Por exemplo, uma empresa pode concluir um serviço e enviar a fatura ao cliente no mesmo dia. Desta forma, o processo de pagamento também pode começar mais cedo.

A faturação digital pode integrar-se com outros processos?

Sim. Uma das vantagens das soluções atuais é a possibilidade de integração com outras áreas da empresa.

Dependendo do software utilizado, a faturação pode estar ligada a:

• gestão de clientes
• gestão de compras
• gestão de stocks
• contabilidade
• tesouraria
• arquivo digital
• bancos

Esta integração reduz a duplicação de trabalho e a necessidade de introduzir os mesmos dados várias vezes.

Desta forma, os processos tornam-se mais eficientes e a informação mais consistente.

Vale a pena apostar na faturação digital?

A faturação digital pode trazer várias vantagens para as empresas.

Além de simplificar tarefas administrativas, pode melhorar a organização, reduzir custos, aumentar a segurança dos documentos e fornecer informação útil para o negócio.

Automatizar processos pode ajudar as empresas a reduzir tarefas manuais e a tornar a sua gestão mais simples e eficiente.

Como pode o Centralgest Cloud ser uma mais-valia para a faturação da sua empresa?

A faturação digital permite simplificar tarefas, reduzir erros e melhorar o controlo sobre a atividade da empresa.

Com o CentralGest Cloud, pode emitir documentos através de software certificado pela Autoridade Tributária, gerir clientes e acompanhar recebimentos numa única plataforma. Pode ainda integrar a faturação com áreas como a contabilidade, a tesouraria e o arquivo digital.

Esta integração reduz tarefas manuais e centraliza a informação do negócio. Com o CentralGest Cloud, a faturação torna-se mais simples e integrada com os restantes processos de gestão da empresa.