Erros mais comuns na contabilidade de pequenas empresas

Sabia que muitos problemas financeiros nas pequenas empresas não resultam da falta de vendas, mas sim de erros contabilísticos evitáveis?

Em Portugal, a má organização financeira pode traduzir-se em coimas, pagamento excessivo de impostos e dificuldades de tesouraria. A boa notícia é que a maioria destes erros pode ser evitada com organização, acompanhamento profissional e alguma disciplina financeira.

Neste artigo, explicamos os erros mais comuns na contabilidade das pequenas empresas e como preveni-los de forma prática.

Quais são os erros mais comuns cometidos na contabilidade e finanças das empresas?

A contabilidade está na base de muitas obrigações legais das empresas, nomeadamente o preenchimento de declarações obrigatórias. Por este motivo, erros contabilísticos podem originar erros nas declarações, apurar valores errados de impostos e resultar em penalizações. Estas podem incluir coimas, juros de mora, inspeções fiscais, entre outras.

Como tal, é essencial perceber quais os principais erros que podem gerar este tipo de problemas e de que forma consegue evitá-los. Assim, consegue garantir que a sua empresa cumpre com todas as obrigações fiscais, sem erros.

Seguidamente, apresentamos os principais erros contabilísticos e financeiros que ocorrem no dia-a-dia das empresas e explicamos como evitar cada um deles:

Misturar finanças pessoais com as da empresa

Este é, provavelmente, o erro mais frequente. Utilizar a conta empresarial para despesas pessoais ou pagar encargos do negócio com a conta pessoal compromete o controlo financeiro do negócio. Além disso, pode distorcer os resultados reais da atividade.

Sem separação, torna-se difícil perceber se a empresa é realmente rentável.

Como evitar este erro?

• Utilizar uma conta bancária empresarial exclusivamente para os movimentos relacionados com a atividade
• Definir um valor fixo para a remuneração dos sócios da empresa, que é essencial para organizar as finanças
• Registar corretamente todos os movimentos financeiros

É necessário separar as finanças pessoais das empresariais para reduzir riscos perante a Autoridade Tributária e Aduaneira e melhorar a gestão financeira.

Atrasos ou erros na entrega de declarações fiscais

As obrigações fiscais em Portugal são rigorosas e periódicas. O incumprimento pode originar coimas e juros de mora desnecessários.

Entre as principais obrigações, destacam-se:

• Declaração Periódica de IVA
• Declaração Mensal de Remunerações, a DMR
• Declaração Mensal de Remunerações à Segurança Social
• Modelo 22, onde se apura o valor a pagar de IRC
• Informação Empresarial Simplificada, a IES

Como evitar este erro?

• Manter um calendário fiscal atualizado e acompanhá-lo de perto
• Trabalhar com um Contabilista Certificado
• Usar um software de contabilidade de qualidade que permita evitar erros nos registos contabilísticos, como o Centralgest Cloud
• Fazer a submissão das declarações de forma antecipada
• Evitar deixar submissões para o último dia do prazo

Cumprir prazos não é apenas uma obrigação, é uma forma de proteger o negócio e evitar penalizações legais.

Escolher o enquadramento fiscal errado

Em Portugal, as entidades podem estar enquadradas:

• no regime simplificado, aplicável a trabalhadores independentes ou empresários em nome individual
• ou no regime de contabilidade organizada

A escolha inadequada do enquadramento fiscal pode significar o pagamento de mais impostos do que o necessário.

Como evitar este erro?

• Avaliar o volume de negócios previsto
• Analisar a margem de lucro real
• Rever o enquadramento sempre que houver crescimento relevante
• Perceber se é obrigatório optar pela contabilidade organizada

Um planeamento fiscal adequado pode representar poupanças significativas ao longo do ano.

Falhas relacionadas com o apuramento do IVA

O IVA é um dos principais impostos pagos pelas empresas em Portugal. Nas pequenas empresas é comum haver erros no apuramento do IVA por problemas como:

• Dedução indevida de IVA
• Registo ou emissão incorreta de faturas
• Entre outros problemas

Importa recordar: o IVA não é receita da empresa, é um imposto cobrado ao cliente e entregue ao Estado. Por isso, é importante garantir que o seu valor é apurado corretamente.

Como evitar este erro?

• Confirmar regularmente se todos os documentos fiscalmente relevantes foram comunicados no Portal das Finanças
• Garantir que as faturas são emitidas cumprindo com os requisitos legais, nomeadamente no que diz respeito à taxa de IVA aplicada
• Verificar que despesas permitem deduzir o IVA e quais as que não permitem
• Apurar corretamente os valores de IVA liquidado e IVA dedutível

Erros no apuramento do IVA podem gerar correções e penalizações desnecessárias e perfeitamente evitáveis.

Não controlar a tesouraria

Uma empresa pode apresentar lucro contabilístico e, ainda assim, ter dificuldades em pagar salários ou dívidas a fornecedores. Isto acontece quando não existe um controlo rigoroso do fluxo de caixa.

Emitir uma fatura não significa que o seu pagamento irá ocorrer no imediato. Se os pagamentos dos clientes atrasam, pode surgir um desequilíbrio financeiro que poderá comprometer o pagamento de impostos e outras despesas.

Como evitar este erro?

• Assegurar uma ativa gestão de tesouraria, através da elaboração de um mapa de tesouraria mensal
• Planear atempadamente os pagamentos de impostos
• Criar uma reserva financeira para períodos de menor faturação

A tesouraria é o verdadeiro indicador da saúde financeira do negócio, pelo que a sua boa gestão é imprescindível.

Não conservar documentos pelo prazo legal

Em Portugal, regra geral, a documentação contabilística deve ser guardada por, pelo menos, 10 anos.

A perda de faturas, contratos ou comprovativos pode gerar dificuldades em caso de inspeção da Autoridade Tributária e Aduaneira.

Como evitar este erro?

• Proceder ao arquivo digital dos documentos
• Organizar os documentos por exercício fiscal
• Utilizar um bom software de contabilidade que permita a realização de backups seguros

Organização documental é sinónimo de segurança.

Não analisar os indicadores financeiros

Muitos empresários limitam-se a cumprir obrigações fiscais, mas não utilizam a contabilidade como ferramenta estratégica.

Vários indicadores são essenciais para tomar decisões informadas, nomeadamente:

• Margem de lucro
• Rentabilidade do negócio
• Evolução do volume de negócios
• Prazo médio de recebimentos e pagamentos
• Entre outros

Como evitar este erro?

• Reunir regularmente com o contabilista
• Solicitar relatórios simples e objetivos
• Analisar regularmente as demonstrações financeiras
• Comparar resultados mensalmente

A contabilidade não deve ser vista apenas como uma obrigação fiscal, deve ser encarada como uma ferramenta de gestão.

Como evitar os principais erros na contabilidade e finanças das empresas no geral?

A maioria dos erros na contabilidade das pequenas empresas não resulta de negligência, mas sim de falta de organização ou acompanhamento adequado.

Com planeamento fiscal, controlo financeiro regular, apoio profissional e um software de contabilidade eficiente como o Centralgest Cloud, é possível evitar erros. Consequentemente, é possível prevenir a existência de coimas, otimizar a carga fiscal dentro da legalidade e aumentar a rentabilidade do negócio.

Uma contabilidade bem estruturada vai muito além do cumprimento das obrigações perante a Autoridade Tributária e Aduaneira. Permite tomar decisões mais seguras, garantir estabilidade financeira e sustentar o crescimento da empresa a longo prazo.

Adira ao Centralgest Cloud e evite erros na contabilidade da sua empresa, potenciando o sucesso do seu negócio.