Blog

O rigor contabilístico é essencial para o bom funcionamento e o sucesso de uma empresa. Isto porque a contabilidade está na base de operações sensíveis, como o cálculo de impostos. A imprecisão e os erros contabilísticos podem levar ao apuramento incorreto destes valores. Como consequência, a empresa poderá ficar sujeita a penalizações legais e financeiras. 

Além disso, uma empresa de sucesso toma as suas decisões com base em dados contabilísticos precisos. Se as informações financeiras e contabilísticas não forem rigorosas e não refletirem a realidade da empresa, as decisões tomadas poderão não ser adequadas.  

Ou seja, a contabilidade é essencial para que a empresa possa cumprir com as suas obrigações e fazer uma gestão consciente e informada. 

Por este motivo, é importante prevenir quaisquer erros contabilísticos. As empresas cometem alguns desses erros no dia-a-dia, o que pode comprometer a capacidade de tomada de decisão e cumprimento legal. É importante saber quais são esses erros, por forma a evitá-los.

Neste artigo, explicamos quais os principais erros contabilísticos cometidos pelas empresas e de que forma os podem evitar.  

Quais são os principais erros contabilísticos cometidos pelas empresas? 

Muitos empresários e administradores cometem erros com bastante impacto a nível contabilístico, o que pode comprometer a saúde financeira da sua empresa. Como tal, é importante saber quais são estes erros, para os evitar. Eis os principais erros contabilísticos cometidos ao gerir uma empresa: 

• Usar a mesma conta bancária para despesas pessoais e empresariais 

Muitos empresários em início de atividade tendem a usar a sua conta bancária pessoal para fazer face às despesas da sua empresa. Apesar de ser algo frequente, não é de todo aconselhável. Trata-se de uma prática desadequada, que prejudica a organização financeira da empresa e dificulta o controlo contabilístico. Como consequência, poderá trazer complicações a nível fiscal. 

Neste sentido, é sempre aconselhável a abertura de uma conta bancária empresarial destinada a fazer face a despesas profissionais, exclusivamente.  

• Não guardar todas as faturas e documentos referentes a despesas profissionais 

É essencial garantir o registo contabilístico de todas as despesas, desde as mais pequenas até às despesas mais avultadas. Só assim é possível ter uma perceção mais rigorosa e clara da rentabilidade e situação financeira do negócio. 

Por este motivo, as empresas devem garantir que todas estas despesas são documentadas. É essencial guardar as faturas e outros documentos relevantes, que sirvam de base aos registos contabilísticos. Atualmente, muitas empresas optam por manter um arquivo digital destes documentos.

• Não classificar as despesas corretamente 

É importante recorrer aos serviços de um Contabilista Certificado qualificado, e com conhecimentos sólidos de contabilidade. É fundamental que este saiba como classificar as despesas e quais as implicações fiscais relativas a cada tipo de despesa registada. Desta forma, a probabilidade de erro em matérias sensíveis, como o apuramento de impostos, torna-se menos provável.  

• Não controlar o fluxo de caixa 

Uma empresa pode ter lucro e mesmo assim não ter dinheiro em caixa suficiente para fazer face às suas despesas mensais. Por este motivo, é importante fazer o controlo do fluxo de caixa. É ele que permite determinar se existe dinheiro disponível suficiente para pagar as despesas da atividade profissional, como salários e dívidas a fornecedores. 

• Não fazer a reconciliação bancária 

A reconciliação bancária consiste num procedimento que faz a correspondência entre os registos contabilísticos e os registos dos extratos bancários de uma empresa. O objetivo passa pela certificação de que todas as transações se encontram registadas na contabilidade. Ao negligenciar esta tarefa, nunca se sabe ao certo se todas as transações foram registadas.  

• Não controlar stocks 

As empresas que tenham stocks devem fazer o acompanhamento das entradas e saídas de inventário, para um controlo interno rigoroso. Desta forma, evitam erros contabilísticos.  

• Não cumprir com os prazos das obrigações fiscais e legais

O incumprimento das obrigações legais ou o seu cumprimento fora do prazo pode implicar penalizações, nomeadamente coimas e juros de mora. Por este motivo, é importante saber quais as obrigações legais a que a empresa está sujeita. Deste modo, é possível garantir que as mesmas são cumpridas de forma rigorosa, dentro dos prazos legais. A gestão das tarefas relacionadas com as obrigações legais e fiscais é essencial para a gestão de uma empresa. 

• Escolher o regime fiscal errado 

Existem vários regimes fiscais, cada um deles aplicável em determinadas circunstâncias. A opção pelo regime fiscal mais benéfico é essencial para o sucesso e a saúde financeira da empresa. A escolha de um regime menos favorável pode resultar em impostos superiores ao que seria necessário.  

Neste sentido, é essencial procurar um contabilista antes de abrir uma empresa, e tentar perceber qual o regime fiscal mais adequado à atividade. 

• Realizar a contabilidade exclusivamente através de processos manuais 

A realização das tarefas contabilísticas manualmente, não só aumenta o tempo de trabalho, como aumenta também a probabilidade de ocorrência de falha humana. 

A ocorrência destas falhas pode originar erros no preenchimento de declarações fiscais e cálculo de impostos, o que pode trazer penalizações à empresa. Apostar num software de contabilidade, faturação e Recursos Humanos, como o Centralgest Cloud, é essencial para garantir celeridade nos processos e rigor contabilístico. 

• Optar por um software de contabilidade inadequado 

A utilização de softwares de contabilidade desadequados, sem funcionalidades para facilitar o trabalho e controlo contabilístico, pode ser prejudicial. É importante escolher um software rigoroso, dotado de automatismos que facilitem os registos contabilísticos e o preenchimento de declarações legais.  

É importante avaliar as principais necessidades da empresa e escolher um software que disponha de funcionalidades que permitam suprir as mesmas. 

Quais as práticas a adotar para evitar erros na contabilidade? 

Vistos os principais erros cometidos, podemos também determinar alguns procedimentos que permitirão evitá-los. De seguida, indicamos algumas boas práticas que podemos adotar para evitar os erros contabilísticos: 

• Apostar na formação contínua - em Portugal, as leis são bastante voláteis, pelo que é necessário estar atualizado em relação às suas alterações. Apostar na própria formação e dos colaboradores é essencial para garantir o rigor e a correção na contabilidade da empresa 
• Fazer auditorias internas regulares - a realização de auditorias internas é essencial para detetar erros e corrigir práticas contabilísticas 
• Separar finanças pessoais das empresariais 
• Armazenar os documentos contabilísticos relevantes – o armazenamento pode ser feito física ou digitalmente 
• Manter uma agenda organizada com os prazos definidos para todas as obrigações, tanto declarativas como de pagamento 
• Apostar na automatização contabilística através de um software de contabilidade eficiente – permite reduzir o trabalho manual e o risco de erro humano 

Como escolher o melhor software de contabilidade para a minha empresa? 

Ao escolher um software de contabilidade, deve certificar-se que o programa permite automatizar o máximo de tarefas, de forma simples e eficiente. 

Para isso, é necessário avaliar as necessidades da empresa e garantir que o programa dispõe de funcionalidades que vão ao encontro das mesmas.

Um bom software de contabilidade deve dispor de ferramentas que permitam, por exemplo: 

• O registo contabilístico automático de compras 
• O controlo de contas correntes de clientes e fornecedores
• O registo automático dos lançamentos contabilísticos de vendas a partir da importação do SAF-T da faturação 
• A realização de conciliações bancárias 
• O preenchimento automático de obrigações declarativas
• Obter demonstrações financeiras e outras consultas relevantes 
• Apostar na contabilidade digital, com o armazenamento digital dos documentos 

Estas são algumas das funcionalidades que encontra no Centralgest Cloud. O nosso programa reúne um conjunto de ferramentas que automatiza ao máximo o processo contabilístico, de forma simples, eficiente e rigorosa. 

Ao mesmo tempo que permite poupar tempo de trabalho manual, o nosso programa garante ainda a qualidade do trabalho contabilístico. Trata-se de uma solução automatizada e inovadora, ideal para quem quer garantir o rigor do processo contabilístico, sem despender demasiado tempo. 

Adira ao Centralgest Cloud e beneficie desta solução integrada eficiente, automatizada e rigorosa para empresas e gabinetes de contabilidade.