Blog

Num contexto em que as empresas procuram aumentar a produtividade e reduzir tarefas administrativas, a automatização do processamento salarial tornou-se uma necessidade. Esta solução permite simplificar o processo, aumentar a sua eficiência e garantir maior rigor no cálculo dos salários. 

Ao longo deste artigo, explicamos os principais benefícios da automatização e como automatizar o processamento salarial. Indicamos ainda como deve escolher o software mais adequado às necessidades da empresa. 

O que é o processamento de salários? 

O processamento salarial corresponde ao processo de cálculo dos ordenados dos trabalhadores e de emissão dos respetivos recibos de vencimentos. Constitui uma das principais tarefas mensais das entidades com trabalhadores a seu cargo.  

Este processo inclui o cálculo das várias componentes da remuneração, bem como das respetivas deduções legais.

A sua complexidade depende não só da dimensão da empresa e número de trabalhadores, mas também da complexidade das remunerações. Por isso, o risco de erros é maior em empresas com mais trabalhadores ou remunerações com várias componentes.  

Nas empresas onde o processamento salarial é mais complexo, esta tarefa é habitualmente realizada pelo departamento de Recursos Humanos. Nestes casos, são frequentemente utilizadas ferramentas que permitem automatizar o processamento e reduzir a ocorrência de erros. 

Quais são as etapas do processamento salarial? 

O processamento salarial segue, normalmente, as seguintes etapas:

1) Cálculo das remunerações 

A primeira etapa consiste no cálculo de todas as remunerações devidas ao trabalhador. O vencimento base é a componente fixa e obrigatória, cujo valor é definido no contrato de trabalho. O trabalhador pode ainda receber outras componentes fixas previstas no contrato. Alguns exemplos são o subsídio de refeição, subsídio de férias, subsídio de Natal, isenção de horário, abono para falhas, entre outras. 

O trabalhador pode ainda ter direito a remunerações de caráter pontual, como horas extra, prémios, ajudas de custo, entre outros tipos de remunerações.

2) Cálculo das deduções legais 

O processamento salarial inclui também o cálculo das deduções legais aplicáveis à remuneração do trabalhador, nomeadamente: 

• Contribuições para a Segurança Social – o valor é calculado de acordo com a taxa contributiva aplicável ao regime contributivo do trabalhador
• Retenção na fonte em IRS – apesar de ser um imposto anual, é feita mensalmente uma retenção na fonte sobre a remuneração do trabalhador. O valor é calculado com base nas tabelas de retenção na fonte em IRS 
• Outras deduções legais – podem ainda existir outras deduções, como descontos para o sindicato ou penhoras de vencimento 

3) Conferir valores 

Depois de calculadas as remunerações e as deduções legais, é necessário conferir os valores. Desta forma, é possível identificar eventuais erros e proceder às respetivas correções. 

4) Emitir os recibos de vencimento 

Depois de processados os salários, a empresa deve entregar os recibos de vencimento aos trabalhadores. O recibo de vencimento é um documento obrigatório que apresenta todas as componentes da remuneração do trabalhador.  

5) Pagamento dos salários 

A última etapa consiste no pagamento de ordenados, de acordo com o método definido entre trabalhador e empregador. A grande maioria das empresas costuma optar por realizar o pagamento por transferência bancária.

Qual a importância de automatizar o processamento salarial? 

O processamento salarial é uma das tarefas mais importantes da gestão de Recursos Humanos. Além de garantir o pagamento correto e atempado dos salários, envolve o cumprimento de várias obrigações legais, fiscais e contributivas. Quando realizado manualmente, pode tornar-se moroso, complexo e suscetível a erros. 

A automatização permite simplificar os cálculos e tornar o processamento salarial mais rápido, rigoroso e eficiente. 

Entre os principais benefícios, destacam-se:

• Redução de erros e maior rigor nos cálculos 

A automatização do cálculo das remunerações e respetivos descontos reduz o risco de falhas humanas. Desta forma, diminui também a probabilidade de erros no pagamento dos trabalhadores ou de incumprimento das obrigações legais.

• Poupança de tempo e aumento da produtividade 

Processar salários manualmente exige a recolha, validação e tratamento de muita informação. Com uma solução automatizada, várias destas tarefas tornam-se mais rápidas. Assim, as equipas de Recursos Humanos têm mais tempo para atividades de maior valor acrescentado. 

• Maior conformidade legal 

A legislação portuguesa laboral e fiscal está sujeita a alterações, pelo que é importante garantir a conformidade legal. Utilizar uma plataforma atualizada facilita o acompanhamento dessas mudanças e a realização dos cálculos de acordo com as regras em vigor. Desta forma, reduz-se o risco de incumprimento e de eventuais coimas ou sanções. 

• Maior segurança e controlo da informação 

As soluções de processamento salarial permitem centralizar a informação, controlar acessos e armazenar dados de forma segura. Assim, facilitam a gestão da informação e o cumprimento das normas de proteção de dados. 

• Melhor experiência para colaboradores e gestores 

A automatização também beneficia os colaboradores, facilitando o acesso aos recibos de vencimento e a outras informações relevantes através de plataformas digitais. Para os gestores, permite consultar relatórios, acompanhar os custos com pessoal e tomar decisões com base em dados atualizados. 

Em resumo, automatizar o processamento salarial não significa apenas acelerar os cálculos mensais. Permite também aumentar o rigor, facilitar o cumprimento das obrigações legais e tornar o processo mais eficiente.

O que acontece quando o processamento salarial não é automatizado? 

Na prática, um processo não automatizado pode resultar em custos adicionais, atrasos e insatisfação dos colaboradores. Entre os principais problemas, destacam-se: 

• Perda de tempo em tarefas repetitivas 

O processamento salarial exige a introdução de vários dados e a validação de diferentes informações. Quando estas tarefas são realizadas manualmente, o processo torna-se mais demorado e difícil de gerir.

• Maior probabilidade de erro de cálculo 

Os processos manuais estão mais sujeitos a erros, por exemplo, na aplicação das taxas de retenção. Mesmo pequenos lapsos podem exigir correções posteriores, afetar a confiança dos colaboradores e originar problemas no cumprimento das obrigações legais. 

• Maior risco de incumprimento legal 

As obrigações fiscais e laborais estão sujeitas a alterações. Quando os procedimentos são realizados manualmente, aumenta o risco de aplicar regras desatualizadas ou falhar prazos de entrega de declarações de remunerações. Estas situações podem resultar em coimas ou outras penalizações. 

• Impacto na satisfação dos colaboradores 

Erros no processamento salarial ou atrasos recorrentes na emissão dos recibos de vencimento podem afetar a confiança dos colaboradores. Consequentemente, diminuem a sua satisfação com a empresa. 

Qual a importância de um software de processamento salarial na sua automatização? 

O software de processamento salarial é a principal ferramenta utilizada para automatizar esta tarefa. Permite automatizar várias etapas do processo, desde o cálculo das remunerações e descontos até à emissão dos recibos de vencimento. Além disso, facilita o cumprimento das obrigações legais e reduz o risco de erros associados ao trabalho manual. 

A utilização de um software de processamento salarial apresenta várias vantagens, entre as quais:

• Cálculos mais precisos e rigorosos

A automatização permite realizar os cálculos com base nos dados e regras configurados no sistema. Desta forma, reduz erros e o trabalho manual, tornando o processamento mais rápido e rigoroso.

• Maior conformidade legal 

Um software de processamento salarial atualizado permite acompanhar as alterações legais com impacto no processamento. Desta forma, facilita a realização dos cálculos de acordo com as regras em vigor.

• Armazenamento de dados seguro 

O software permite centralizar os dados dos trabalhadores numa única plataforma, facilitando a sua consulta e gestão. Permite também controlar o acesso à informação, garantindo que os dados mais sensíveis ficam disponíveis apenas para utilizadores autorizados.

• Redução de custos 

Um processo automatizado e digitalizado pode reduzir os custos associados a tarefas manuais e à utilização de documentos em papel.

• Poupança de tempo 

A automatização permite reduzir o tempo dedicado ao processamento salarial. Desta forma, as equipas de Recursos Humanos podem dedicar-se a outras atividades de maior valor acrescentado.

• Acesso facilitado aos recibos de vencimento 

Muitos softwares de processamento salarial disponibilizam soluções digitais que facilitam o acesso dos colaboradores aos seus recibos de vencimento. 

Como escolher o melhor software de processamento salarial? 

Sendo o software de processamento salarial a base para automatizar esta tarefa, é importante escolher uma solução adequada às necessidades da empresa. Uma escolha acertada permite tornar todo o processo mais eficiente, rigoroso e seguro. 

Ao escolher um software de processamento salarial, deve ter em consideração os seguintes aspetos:

• Conformidade legal – é importante optar por um programa atualizado e preparado para acompanhar as alterações legais
• Funcionalidades automatizadas – deve disponibilizar ferramentas que permitam automatizar grande parte das tarefas associadas ao processamento salarial
• Facilidade de utilização – o programa deve ser simples, intuitivo e fácil de utilizar 
• Integração com outras áreas – é vantajoso que esteja integrado com outras áreas da empresa, como a contabilidade ou a gestão financeira 
• Segurança e proteção dos dados – deve cumprir as regras aplicáveis em matéria de proteção de dados. Deve ainda disponibilizar mecanismos de segurança, como cópias de segurança e controlo de acessos à informação mais sensível
• Assistência técnica de qualidade - é importante escolher um fornecedor que disponibilize apoio técnico especializado

Por que deve escolher o CentralGest Cloud para o processamento salarial? 

O CentralGest Cloud reúne as principais funcionalidades necessárias para simplificar e automatizar o processamento salarial. A plataforma automatiza os cálculos das remunerações e descontos e garante o cumprimento das obrigações legais associadas aos Recursos Humanos.

Por ser uma solução 100% em cloud, permite aceder à informação em qualquer momento e lugar, de forma segura. Além disso, a integração com outras áreas permite centralizar a informação e reduzir tarefas manuais e repetitivas.

Com processos automatizados e suporte especializado, o CentralGest Cloud ajuda as empresas a reduzir o tempo dedicado ao processamento salarial.

Um bom software de processamento salarial deve combinar automatização, atualização legal, facilidade de utilização e integração com outras áreas da empresa.

Com o CentralGest Cloud, as empresas podem tornar o processamento salarial mais simples, rápido e eficiente. Desta forma, as equipas de Recursos Humanos ganham mais tempo para se dedicar a outras atividades de maior valor para a empresa.